煤矿物资供应管理制度

煤矿物资供应管理制度

为健全和完善本矿的物资供应管理工作，规范物资供应管理行为，提高物资供应管理的工作效率，确保全矿工作的顺利进行，有效控制采购物资的质量、降低生产成本费用，现结合本矿实际，特制订本制度。

一、组织机构成员的职责

（一）供应负责人职责

1、负责市场信息调研工作，了解和掌握市场价格动态及行业新产品发展趋势；

2、加强计划管理，严格按生产经营消耗定额指标及基本建设项目预算为依据编制物资采购计划；

3、负责物资储备定额的制定及监控管理；

4、负责物资供应的全过程管理；

5、负责本矿范围内物资采购工作的组织；

6、负责全部进库物资的验收组织及验收；

7、随时向领导汇报，反映物资计划、供应、管理、使用情况；

8、服从本矿综合服务办公室对物资供应工作的管理及指导；

9、服从本矿生产技术部对物资计划工作的领导与指导；

10、与相关业务单位保持密切的联系与相互合作关系。

（二）计划员岗位职责

1、深入生产一线调查研究，熟悉和掌握产品生产对物资的实际需求状况；

2、深入仓库调查了解，各类物资的动态及静态情况，为汇编计划收集第一手资料；

3、负责编制物资采购计划及报审；

（三）采购人员岗位职责

1、负责按计划、按要求采购物资；

2、负责市场调研、询价、选择供应商；

3、负责向供应负责人报告采购工作前期调研情况；

4、得到许可后负责采购工作；

5、负责会同保管员及其它相关人员验收经办采购的物资。

6、负责与供应商核对范围内业务往来帐目；

7、负责向供应商索要发票；

（四）保管员岗位职责

1、坚守工作岗位，端正服务态度为生产建设服务。

2、保持库内清洁卫生，将物资摆放整齐。

3、规范办公，搞好仓库标准化工作，账务处理要准确，各种手续填写完整。

4、与验收员密切配合，搞好验收与单据传递，坚持入库及时，及时反映库存动态。

5、物资发放坚持先入先出，易损先发的原则。

6、发料单据及时记账，坚持日清月结。

7、保管员在上班后、下班前要查看库房门窗，确保企业财产不受损失。

8、保管员离岗五天以上必须经领导批准，离岗前做好交接手续后，方可离岗。

9、按时完成领导交办的其他任务。

二、物资采购的计划

（一）本矿所需的各种大型设备和材料，由本矿所需部室提出申请，计划员按申请做计划，于每月20-25日报本矿生产技术部，经本矿经营副经理审核后，报总经理批准，报本矿供应部门集中采购。

（二）本矿日常所用的所有易损材料和零配件，各使用科室，每月定时将所需材料的名称、规格型号和数量，用书面形式报综合服务办公室，然后由计划员统一汇总填写计划，严格按所报材料的名称、规格型号、数量、厂家及到货时间汇总成册，经营副经理审批后交本矿专职采购员集中采购。

三、购置原则及合格供应商选择

（一）购置原则

1、建立供应商信息库，是经矿领导班子会议研究决定，诚信有资质的单位。

2、采购员根据前几年对供应商进行综合考评，对其供应商生产能力、质量保证、付款要求，售后服务、产品特点等进行比较，并以报告形式上报本矿领导，经矿领导班子会议研究决定纳入供应商信息库，方可对其物资进行采购。

3、采购计划一般由总经理审批，大型的采购计划要经矿领导班子会议研究决定。

4、本矿所有员工均有权推荐优秀的供应商，经矿领导班子会议研究，总经理审批以后，方可纳入本矿材料设备信息库。

5、采购方式：标准件、低值易耗品按议定价每年直接与供货商签订合同（长期合作伙伴）；对大宗设备配件采取询价，原则上供应商不得少于三家，如有必要，可以采用多轮洽商，多次谈判等方式进行，以便降低本矿的投资成本，在此过程中采购员必须做好记录，最后上报本矿领导审批，审批以后要与供应商签订采购合同；对量小的特别材料由采购员自行采购。

6、采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则：

⑴、没有书面提供采购计划，未经领导审批的不准采购。

⑵、材料、设备规格不符；质量不合格，价格不合适的不购。

⑶、无煤安标志和产品合格证的不购。

⑷、凡考评不合格的产品不购。

⑸、仓库中有能够代用的材料不购。

三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。

四、采购合同的管理
（一） 按照本矿要求，超过1000元以上的设备（材料）采购不得采用现金支付形式，必须签订正式的采购合同。
（二）材料负责人编制的并经总经理审定批准的材料购置计划表是采购设备（材料）的唯一依据。
（三）消耗性材料的采购一般采用定点采购的形式进行，采购点的确定必须经过本矿主管领导确认同意，方可签定长期定点采购合同。（消耗性材料购置计划表由材料负责人汇总编制并经经营副经理审定）。
（四）合同签订必须包含以下内容：
合同签订前必须完成对供货商的资格审查工作。
1、产品的规格型号，
2、产品数量
3、产品的质量标准
4、产品价格和支付方式
5、产品供货日期

6、双方违约责任
（五）合同必须按项目和编号进行管理
编号管理原则：
XXX（采购计划人员姓名汉字拼音的第一个字母）—XXXXX（单位名称的汉语拼音的第一个字母）—001
1、合同签订后，正本必须采购人员统一归档。
2、交保管员复印件一份。
3、项目结束后，由采购人员自行整理成卷报本矿综合服务办公室存档。

（六）供应负责人是采购合同执行人和监督人，对合同的履约负有完全的责任，负责监督执行，发现问题及时向本矿主管领导汇报，及时做好换货、退货或终止合同的工作。

五、设备材料的验收

（一）按本矿总经理批准的采购计划合同详细核实，对无计划、无合同的物资未经领导批准不能验收入库。

（二）保管员按供应随货通知单逐项验收，检查有关证件是否齐全，属于机电设备的经机电部门技术员共同验收，合格后方可入库。

（三）验收中发现差错，限期三天，由供应负责人交涉处理。

（四）坚持验收入库单一式四份，采购、保管、永安公司善应核算中心、供货商各一份。

（五）督促保管员办理入库手续，单据传递限期三天，并建立单据传递台帐。

（六）所有到货物资材料，供应和保管人员必须对照合同首先清点件数，分别采取抽样、称斤、检尺、求积、点数理论换算等方式进行数量验收，并应对规格、型号、质量等进行验收，对其性能划分应由仓库委托技术部门进行鉴定，全面验收无误后，方可入库。

六、设备材料的出入库管理

（一）入库的管理

新购材料入库必须和批准购置计划的名称、数量、规格型号、厂家相吻合，有关证件必须齐全;供应部门配合相关部室负责人验收合格后，保管员清点数量与送货单一致后方可入库，及时归类、上架、编码及时根据送货单或发货票（增值税专用发票）登记台帐。

（二）出库的管理

1、各部室所需用的各种材料，及时开具出库单，经部门负责人审查签字，经营副经理批准后方可出库。

2、保管员发料后，要及时登记台帐，每日必须确保帐、物一致。

3、未经领导批准，任何人不得私自外借。

4、月末保管员进行账物核对，并由保管员、部室负责人、经营副经理签字确认。