煤矿招、议标及合同管理办法
1总则
1.1为进一步规范煤矿招、议标行为，在煤矿建立公平、公正的招投标管理机制和公正的评标准则，确保资金的合理使用，加强工程、采购及修理等项目造价管理，提高投资效益。根据集团公司有关规定及《中华人民共和国招标投标法》、相关法律、法规，制定本办法。
1.2煤矿招标项目范围：公司领导及供销部批准范围内的工程施工、技术服务项目、设备、材料购置、机械加工、设备外委修理、废品销售等。
1.3煤矿负责标的金额在10万元以内(不含10万元)的单位工程设计、施工、招投标管理工作。
限额以上的项目报请上级主管部门审批，按审批意见执行。
1.4根据项目性质、规模和投标人数量的情况，煤矿的项目招标可采用公开招标、邀请招标的方式进行。公开招标以向社会公告的方式，邀请不特定的有资质能力的法人或组织参加投标;邀请招标，应向三个(含三个)以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或组织发出投标邀请书，邀请其参加投标。
1.5煤矿所有招标活动应当遵循公开、公平、公正、择优和诚信的原则。
1.6招标工作需具备下述相关条件，招标工作才能进行，否则，不予办理，影响工作时，由项目单位(项目单位指：申请办理招议标的相关科室。以下简称：项目单位)负责。
1.6.1项目单位需编制项目申请，并经分管矿领导及矿长审批，申请应注明招标或议标意向(指：指定具体的事项(如：土建工程、材料购置、设备购置、设备修理、备品备件购置、加工制作、修理等)、品牌、规格、数量、质量等信息、时间要求;招标时：选择三家(含三家)以上投标人，且注明投标单位的具体名称;议标时，应明确注明相关单位的具体名称。
1.6.2土建工程、加工制作(含零星加工)，应有施工图纸和施工图预算，配套的技术文件、要求等。
1.6.3设备外委修理要有具体的修理内容、技术要求、数量信息等。
1.6.4设备(器材)及材料采购要有具体的名称、规格型号、生产厂家及数量信息等。
1.6.5项目单位已进行市场调查，并收集到必要的产品销售单位、市场价格信息等。
1.7矿定于每月3日4日、14日15日、25日—26日集中进行招、议标工作，届时相关单位应提前5天与企管科联系，并送交有关资料，以备矿准备招标事宜，否则，不予办理，影响工作时，由项目单位负责。
2招、议标组织及工作职责
2.1煤矿成立对外经济活动领导小组
2.1.2对外经济活动领导小组
组 长：矿长
副组长：各分管副矿长
成 员：供应、企管、机电、生产、财务、党群科长及项目单位相关人员。领导小组下设办公室。办公室设在供应科。
2.1.3对外经济活动领导小组职责
2.1.3.1根据招标项目性质和规模确定招标方式;
2.1.3.2确认招标文件、评标方法和标底;
2.1.3.3确定评标成员(由对外经济活动领导小组成员、煤矿评标专家库的相关人员组成。招标时参与评标的人员根据项目性质届时确定);
2.1.3.4组织发售标书和招、议标会议，负责招、议标会议记录及招、投标文件、资料的整理和归档工作;
2.1.3.5听取投标人的标书报告;
2.1.3.6审阅投标文件并质疑与项目投标内容相关的问题;
2.1.3.7根据评标办法对投标人做出客观、公正的评定;
2.1.3.8形成书面评标报告，推荐第一、第二候选中标单位;
2.1.3.9向评标领导小组汇报评标结果;
2.1.3.10通知中标单位。
3招、议标会议的组织
3.1由对外经济活动领导小组组长或副组长主持;
3.2供应科负责会议场所准备及召集参会人员，负责会议记录、资料整理等工作。
4招标工作管理
4.1外委修理、物资采购(含一般配件购置)项目由供应科提出书面申请;设备购置(含关键设备配件)、外委加工等项目由机电科提出书面申请;工程项目、服务项目由项目单位提出申请，并完成1.5条款要求。
经过对外经济活动领导小组履行完招标程序后，报请对外经济活动领导小组组长审批后执行。
4.2安全生产过程中急需的材料、设备购置、外委修理及加工等项目，在不具备1.6条款所规定的招标条件时，由项目单位以书面申请(申请应注明：急需原因、数量、价格等重要信息)形式，报经分管矿领导及矿长审批后办理(指签订合同或协议及落实合同)。
4.3需要到指定厂家进行拆检才能确定修理内容及定价的设备修理项目，由机电科组织，党群科、设备使用单位、机修厂相关人员参加现场拆检及确认修理项目、商谈修理价格等。回矿后由机电科编写外委修理报告，参与人员签字认可后，报经分管矿领导及矿长审批后办理修理事宜(指签订合同或协议及落实合同)。
4.4招标前期准备
4.4.1检查招标项目是否达到招标条件。
4.4.2根据招标小组组长审批意见，拟定招标方案、推荐招标方式。
4.4.3对潜在的投标人进行调查。
4.4.4预审潜在投标人投标资格(投标前由项目单位及党群科负责预审，并在《潜在投标(议标)人资格审查表》上签字)。
4.4.5根据对外经济活动领导小组意见，向有资格的潜在投标人发出投标邀请函，或向社会发出招标公告。
4.4.6根据国家、行业管理有关招、投标法律、法规、政策及相关技术文件等起草项目招标文件和评标办法，招标文件应包括招标项目的技术要求，对投标人资格要求、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件及准备签订合同的主要条款等。
7、招标文件和评标办法由对外经济活动领导小组组长批准。
4.5组织发售标书
4.5.1向投标人发售招标文件、设计图纸和其他相关的技术资料。每次收取投标人资料费200元，作为评委评标费;评标费支出时，应报对外经济活动领导小组组长批准。
4.5.2收取投标人投标押金，收取标准：5万元以下的项目收取押金1000元，5万元以上(含5万元)至10万元以下的项目收取押金5000元，10万以上的项目收取1万元。定标后，退还未中标单位的押金，中标单位的押金待其履行完合同后退还。
4.5.3组织投标人进行现场勘察(必要时)。
4.5.4对投标人提出的疑问进行口头(或书面)答疑。
4.6组织编制标底
4.6.1工程施工标底的编制工作由矿企管科负责编制;物资采购、外委修理等项目的标底由供应科负责编制;关键设备外委修理、外围加工等项目的标底由机电科负责编制;其他项目，由项目单位负责编制。
4.6.2标底经过对外经济活动领导小组认定后，由党群科参与密封，加盖党群科和企管科公章后由招标办公室保存。
4.6.3标底应密封保存至开标，所有接触过标底的人员均负有保密义务。
4.7开、评标及定标
4.7.1在招标文件确定的提交投标文件截止时间，在招标文件预先确定的地点公开进行开标，对外经济活动领导小组办公室应及时通知评标委员会成员准时参加。
4.7.2开标过程应该在严格保密的情况下进行，所有参加开标人员应在会议签到表上签名，并应记录整个开标过程并存档备查。具体开标过程如下：
4.7.2.1由矿党群科和投标人或其推选的代表共同对投标文件的密封情况进行检查;
4.7.2.2对外经济活动领导小组工作人员按抽签顺序当众启封投标人标书;
4.7.2.3各投标人分别介绍投标书内容;
4.7.2.4评委会成员对投标书的内容进行质疑;
4.7.2.5投标人对评委质疑做出口头或书面答复;
4.7.2.6采取议标形式时，要求投标人二次报价及优惠条件承诺;
4.7.2.7对外经济活动领导小组根据评标办法进行评标，设有标底的必须参考标底;
4.7.2.9招议标工作结束后，对外经济活动领导小组编报《招、议标结果报告》，并推荐第一、第二候选中标单位，由对外经济活动领导小组组长最终确定中标单位;
4.7.3由项目单位向中标单位发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。
4.7.4所有开、评、定标过程中的相关文字材料，由矿对外经济活动领导小组办公室整理，交由矿档案室归档保存。
4.7.5如经过对外经济活动领导小组评审，认为投标不符合招标文件要求的，报请矿对外经济活动领导小组组长批准后，可以否决本次投标结果，且重新依据本程序另行组织招标活动。
4.7.6开、评标过程中，下列情况视为废标
4.7.6.1投标书未密封。
4.7.6.2无法人(单位)和法人代表或法人代表委托签字或印章。
4.7.6.3未按规定的内容填写、有涂改或字迹撩草、辨认不清者。
4.7.6.4逾期送达者。
4.7.6.5开标后投标人未按时参加开标会议。
5合同的管理
5.1合同的起草、会签、签订
5.1.1各项目的合同或协议起草，由相关的项目单位负责起草。
合同或协议正式签字盖章前，党群科应进行审核并与相关科室(党群科、供应科、财务科、项目单位及企管科)会签后送交龙门煤业公司相关领导审批。
5.1.2除矿长外，其他人员必须取得矿长的授权后方可在对外合同(或协议)会签单上代签。
5.1.3矿实行合同会审制度，合同制作完毕，项目单位应指定专人在5个工作日内持合同、《中标通知书》或《合同会谈纪要》等一并送交业务部门会签，必要时可以请公正机关、工商公正或鉴定(由行政办公室办理)。未经会签的合同或未经矿长同意，签章部门不得盖章。合同内容与评标报告有出入的，经办单位送审时应有详细的书面情况说明。
5.2合同或协议的保管
5.2.1合同正本或协议原件及相关附件(投标文件、投标书、报价单等)交由矿档案室存档，且按档案管理制度管理。
5.2.2财务科、企管部各保存一份合同，项目单位留存合同副本或复印件，作为合同履行过程监督参考的依据。各科室应建立内部管理制度，并设专人(或兼职人员)管理有关合同。
5.3合同或协议应包含的内容及要求
5.3.1合同标的数量、计量标准和计量方法应准确，质量标准应明确具体。
5.3.2合同价款、税金或酬金应具体、准确。
5.3.3合同的签订日期，履行的期限、地点和方式应明确。
5.3.5明确解决争议的解决方式。
5.3.6合同的文字表述要准确、严密，应明确双方的权利及义务。
5.3.7建设工程应注明验收标准及参考的规范及质量检验标准等。
5.3.8合同应注明质保期限及质保金，付款方式等。
5.3.9建设工程应明确材料购置、质量验收、鉴定等要求，并明确相关责任，明确验收程序等。
5.3.10购置合同应明确包装质量要求、运费承担方及交货地点等。
5.3.11对合同中需要检验的项目，应注明检验标准、方法、检验比例及对质量存在缺陷时的解决方法及明确责任承担方。
5.3.12建筑工程合同中应明确规定使用风、水、电是否计费，如计费，应明确计费计价标准。
5.3.13合同中应明确规定安全责任。
5.3.14合同中应明确规定违约责任。
6合同的履行
6.1合同签订后，由项目单位负责完成以下工作：按合同约定监督、落实合同项目的实施;项目竣工(或交付使用、货物到矿)后，负责组织验收工作，办理竣工(或交接)、验收手续;质保期结束时，负责项目质保期期间的质量鉴定工作等。
7奖 罚
7.1对在招标过程中泄露标底的人员，每次处罚责任人1000元，造成较大影响时，并按有关规定给与行政处理，直至交与司法部门处理。在招标过程中，工作人员没有发生违章违纪事件，较好地完成招标工作，并通过招标工作为矿节约较多费用时，每半年对参加招标的人员奖励一次，由企管科制表，报矿长审核后发放。
8附 则
8.1其它未尽事宜按洛阳龙门煤业有限公司有关文件精神执行
