汇能煤矿采购部物资采供管理规定
第一章 总 则
第一条 为规范煤矿的物资采购行为，加强物资采购监管，降低物资采购成本，确保生产物资供应，保障正常生产秩序，特制定本规定。
第三条 本规定所指物资为煤矿的生产用设备、配件、辅助用设备、机物油料、五金、日杂、低值易耗品、劳保用品、办公用品、建材等。
第四条 树立诚信经营，供需双赢的思想。坚持“货比三家”的采购原则。通过比品牌、质量、价格和服务的方式，优化物资供应渠道。
第二章 物资采供机构的设置和职责
第五条 煤矿下设采供部，负责协调本矿物资计划和具体采购工作。
第六条 采供部的职责
一、负责煤矿制定物资计划采购、物资保管、出入库管理制度和各岗位职责;
二、负责对煤矿计划采购员各项业务工作的指导和监督;
三、负责煤矿物资采购计划的编制，审定、采购合同的签订以及物资仓储管理的指导;
四、负责物资采购的询价、议价、比质、比价和采购工作;
五、负责按计划和采购程序按时、按质、按量采购各部门申购的各类生产物资;
六、负责联系落实采购物资的运输和提货事宜。
七、负责定期清理废旧物资和闲置报废设备，向煤矿提出处置报告，盘活资产。
第七条 采供部采购员的职责
一、负责煤矿各类物资的计划申报、货物提取、入库验收;
二、负责煤矿物资仓储、领用发放的管理，做到出入库准确无误;
三、负责对保管员的管理和监督;
四、负责煤矿《物资采供管理规定》的落实与执行;
五、负责本矿供货信息的沟通和反馈，确保生产的正常进行;
六、负责管辖范围物资仓库内的卫生与安全工作。
第八条 物资采供遵守的原则
一、未经审核批准的申购物资一律不得采购;
二、仓库内备用品及闲置物资应首先使用;
三、凡本地区能采购的物资，在无价格和质量优势的情况下不得到外地采购(就近原则);
四、大宗物资和设备的采购，必须签订购销合同，按程序交财务部生产部和法律事务部(必要时)进行合同审评，经总经理签字后执行;
五、在大宗物资和设备采购过程中，严格执行“货比三家”的原则，做到同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比服务，择优确定采购单位;
六、对于试用后的物资，是否采购必须征求矿上生产部门的同意后再报总经理批复进行采购，不得在试用鉴定前采购。
第三章 物资采购的管理
第九条 为优化供应渠道，降低采购成本，煤矿所在地通过比选或招标的方式负责物资采购和货款结算。
第十条 各部门物资需求计划要按程序申报，每月25日前向煤矿采供部申报下N+2月的需求计划(N代表申报当月)。具体申报程序为：使用部门申请，部门经理签字后必须交由仓储保管员签字(证明库房有无备品，是否需要购买)，再由总经理签字，编制需求计划以书面方式上报煤矿采供部。采供部汇总各部门需求计划，制定采购计划交由总经理批准实施。各单位如不按规定时间和要求上报计划，造成因计划漏报物资掉缺，重复申购物资积压，由此造成对生产的影响所发生的经济损失，由所在部门责任人承担经济责任。
第十一条 对生产急件的采购，由申购部门打急需物资申购报告，经矿长签字总经理批复，送煤矿采供部。由采供部组织急购。
第十二条 小批量(2千元以下)的由采供部采取询价、比质、比价、比服务，经申请部门经理和采供部经理审批后采购，后每月汇总经总经理补批复;机器设备和大宗物资的采购(2千元及以上)必须经总经理审批后方可采购。
第十三条 物资采购时必须严格按照采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行中华人民共和国合同法和公司合同管理制度，合同中要明确产品产地、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货期限、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其他注意事项等，按照合同规定支付货款，特殊情况需要先款后货的需经总经理批准同意。采购物资的品种、质量、数量与计划有误的由供应部负责协调处理，协调处理不好的承担其经济责任。
第十四条 对于市场及生产厂家短缺而申请部门又急需的物资，采供部要及时征求申请部门意见，在申请部门同意后可以采购使用部门愿意接受的代用品。否则出现不良后果由采供部负责。
第十五条 采供部必须按采购作业原则运作，对不按计划要求、质量要求采购，造成的超储积压、损失，根据过错造成原因，由申请部门和采供部相应责任人员承担经济损失。
第十六条 采供部未能按时完成采购任务时，应及早报告申请部门经理说明异常原因，提出相应解决方案，拟定补救办法和处理对策，对严重影响生产安全的特别重大事项，应及时汇报总经理。
第十七条 各部门申请计划后，应随时与采供部加强联系，了解清楚物资采购动向;采供部也须随时与申请部门加强沟通和信息反馈，以便申请部门合理安排生产。
第四章 物资验收入库管理
第十八条 采购物资入库时，保管员要及时通知煤矿申请部门相关人
员到场一起参加验收，按照采购清单核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，计件物资按清点数量验收。保管员、参加验收部门的人员均应在验收单上签字，并作为财务部门付款的依据之一。
第十九条 在入库验收中发现的问题要及时通知煤矿采供部采购员，
并同时做好原始记录备案。对责任不清的物资严禁验收入库。
第二十条 验收出不合格的物资，保管严禁接收，并同时报告采供部
采购员处理。如发现保管员未验的物资收入库，出现任何质量问题由保管员负全部经济责任。
第五章 物资的发放管理
第二十一条 物资的领用、发放，须按“先进先出、计划供应、节约
用料”的原则进行发料。发料时要坚持“一核对、二签字、三记帐、四盘点”的程序，违反发料原则造成物资失效、霉变、锈蚀、大料小用、优料劣用以及差错等损失，由保管员承担全部经济责任。
第二十二条 各部门领用物资时，须填制领料单，经部门经理签字后
到仓库领取，领取物资时要有发料人，领用人签字。
第二十三条 保管员应严格遵守先办理领料手续后发货的原则，严禁
先出货后补办手续和自行发货。特殊情况应在两个工作日内补办手续。
第二十四条 各部门领用材料时，应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写，不准在作任何更改，如填写错误必须重写。对不符合规定的领料单，保管员有权拒绝发货。
第二十五条 物资材料的转让和外售，以及废旧物资的处理，经煤矿相关部门鉴定，总经理审批、定价，保管员凭公司财务部收款出库凭证，方可对外出售。
第二十六条 设备配件的领用实行以旧换新制度。其中工具必须规定使用年限，达到使用年限的，实行以旧领新制，因客观原因确实无旧件退库的，必须经部门主管签字同意度可领用。
第二十七条 劳保用品的发放，领用由各部门申请，采供部审核，矿长审批。
第二十八条 办公用品由各部门编制需求计划，矿长审核，交采供部汇总后，报总经理批准，采供部统一采购，各部门由专人领取后负责登记发放。
第二十九条 物资出库后要及时登记账簿，保管员按月核对账目，按时填报材料购入、消耗日报表。保管员须每月盘存一次。做到账账相符、账物相符。
第三十条 仓库的所有发料凭证，原始单据应由保管员妥善保管。发料凭证、原始记录要按保管时间和销毁程序办理，不可丢失。否则由保管员承担全部经责任。
第三十一条 退库的材料范围包括生产任务完成峻工多余物资，借领借发物资;矿以下各部门二级库房多余物资。退库时，物资必须完好，物资退库单要与原领料单内容相同，保管员要进行认真验收。因物资质量不合格退库，必须进行技术鉴定，出示充分数据的检查证明方能退库，以便与供货商交涉退货。
第三十二条 各部门不得随意将物资借给外单位(个人)使用，确属部门间特殊关系需借用物资的，必须办好借用手续并要求借方保证借用物资的完好，否则由责任人照价赔偿。
第五章 附 则
第三十三条 本规定自发布之日起实施，煤矿相关物资管理制度与本制度有抵触的，按调整后新版本制度执行。
第三十四条 本规定由煤矿采供部负责解释。
