XX煤矿合同管理办法
1 范围
1.1 本办法规定了华亭煤业某某煤矿有限公司工程项目、大型设备、大宗材料采购及正常经营活动的各类合同协议的订立、履行、管理、纠纷调处与诉讼等内容。合同和协议包括劳动用工合同、买卖合同、借款合同、租赁合同、技术合同、建设工程合同、居间合同以及企业产权制度改革、招商引资、融资、出资参股中所形成的各种合同等。
1.2 本办法适用于华亭煤业某某煤矿有限公司(以下简称公司)工程项目、大型设备、大宗材料采购和正常经营活动的各类合同协议的管理。
2 总则
2.1 为规范公司对外经济行为，加强合同管理工作，严格合同管理程序，明确合同管理职责，防止和减少合同纠纷，有效降低经营风险，切实维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》和其他有关法律、法规以及《华亭煤业集团有限责任公司(以下简称华煤集团)合同管理办法》，制定本办法。
2.2 本办法所称合同是指公司作为一方当事人，与其他法人、组织、自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系时所签订的各种合同(协议)。
2.3 合同管理
2.3.1 公司合同管理实行集中管理。
2.3.2 本公司的法定代表人(委托代理人)对本公司合同管理全面负责。
2.3.3 本公司及其下属部门对外订立各类合同，必须取得公司法定代表人的书面授权委托。
2.3.4 公司各部室对本办法的执行情况，纳入年终经济责任书统一考核。
3 组织机构与职能
3.1 公司计划经营部是合同管理的职能部门，主要职责如下：
3.1.1 学习、宣传、贯彻执行《合同法》及其他有关政策法规;
3.1.2 负责检查指导公司各类合同订立、履行、变更、终止及纠纷处理;
3.1.3 组织、参与各类合同的谈判;
3.1.4 每季度对公司的各类合同管理工作进行一次全面检查，对合同签订、履行过程中存在问题及时提出整改意见和建议;
3.1.5 制定公司合同管理人员的学习培训计划，并具体负责组织实施;
3.1.6 定期向公司领导和集团公司政策法规室汇报本公司合同管理工作情况;
3.1.7 公司应根据业务量，配备专职或兼职合同管理人员，具体负责本公司合同的起草、审定、签字、用章、登记、归档、纠纷调处、司法诉讼等工作。
3.2 合同管理人员主要职责：
3.2.1 参与本公司合同的谈判、起草和签订工作;
3.2.2 审查合同，防止出现不完善或不合法的合同;
3.2.3 检查合同履行情况，参与调解合同纠纷;
3.2.4 负责建立合同登记台账、整理归档;
3.2.5 向华煤集团合同管理机构和本公司法定代表人(委托代理人)每季度报告合同管理情况。
3.3 合同管理人员必须具备与合同管理相关的专业知识，熟悉合同订立、履行、变更、终止和纠纷调处等各环节具体业务，具备现代企业制度要求的基本知识，有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德，坚持原则，忠于职守，廉洁自律，爱岗敬业，秉公守法，保守机密。
3.4 公司对华煤集团政策法规室提出的合同管理方面的整改意见和建议，应当在规定期限内予以落实。
4 订立和履行
4.1 凡对外订立合同，必须由法定代表人或法定代表人授权的代理人负责实施。授权委托书采用书面形式，并载明授权范围和有效期限等内容。
4.2 公司订立合同，必须采用书面形式，并按各类合同应具备的内容认真填写。合同当事人的名称(或者姓名)和住所、标的、数量、质量、价款(或者报酬)、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任、争议解决办法等要素应齐全完备，内容要详细周密，并做到表述准确。防止订立要素不全或者有歧义的合同出现，以免引发合同纠纷。
4.3 约定采用诉讼方式解决争议的，应明确规定选择本公司住所地的人民法院管辖。合同订立地原则上应确定在本公司住所地。
4.4 约定采用仲裁方式解决争议时，应签订书面仲裁协议，协议中应写明双方共同选择的仲裁委员会的名称和适用的仲裁规则。
4.5 订立合同时，应当遵循平等自愿、公平公正、诚实信用、互利互惠的原则，遵守国家法律、行政法规，尊重社会公德，明确合同双方的权利和义务，对可能发生的问题或争议应约定具体的解决方式和原则，并保证合同条款内容合法有效。避免订立无效合同或存在无效条款的合同。
4.6 合同文本、格式及要求
4.6.1 订立合同时，所采用的合同文本必须与经济事项的内容、性质相一致。有工商部门监制示范文本的，应优先采用示范文本。没有示范文本的，承办人员可参照其他示范合同文本格式自行制定。
4.6.2 对示范合同文本，应按合同文本内容要求逐项认真填写。对文本中不适用或未约定内容的条款及空余表格等内容，必须加盖专用空白章或用斜线划去。必要时还应签订补充协议。对过时或单方制作的格式合同文本，应慎重使用，避免约定有利于对方的免责条款和加重我方责任的条款。
4.6.3 合同文本必须采用喷墨打印机或激光打印机打印，不得采用针式打印机打印;合同内容应用蓝黑墨水钢笔或黑色炭素笔填写，不得用圆珠笔、铅笔填写或复写纸复写。因情况特殊，双方以传真方式签订的合同，应在三个工作日内完成正式合同的补签工作。
4.6.4 合同份数不得少于十份，其中应有五份正本、五份副本，以便合同双方履行和归档。
4.6.5 合同的订立，由公司专业部门的承办人员在填制好合同文本后，经主管副总经理初审，公司合同管理部门(计划经营部)审核，再分别经财务部、纪检监察审计部、主管经营副总经理、总会计师、总经理审查后，最后报送法定代表人(委托代理人)审批实施。
4.7 合同的谈判，应有公司董事长、总经理、项目主管副总经理出席，并有总工程师、主管经营副总经理、总会计师、法律顾问、相关职能部门负责人和其他与合同关系密切的人员参加。
4.8 在订立合同前，应对合同对方当事人的资格、权限、资质证明、资信状况、企业经营状况、市场占有率和履约能力等要件进行严格审查确认，并作必要的调研，核实无误后方可决定是否订立。
4.9 对于可能存在风险的合同，根据对方当事人的履约能力和履约信用，应要求其提供保证、抵押、质押等方式的担保。
4.10 合同草案，应由公司专业部门草拟，主管副总经理初审、公司计划经营部审核，分别经财务部、纪检监察审计部、总工程师、主管经营副总经理、总会计师、总经理审查后，提交相关会议讨论决定，最后由法定代表人(委托代理人)签订。
4.11 代理签订合同时，代理人应事先取得委托人的授权委托书，并在授权范围和期限内以委托人的名义订立合同。
4.12 公司在订立合同时，必须使用公司的名称，按规定程序完成订立与履行职能，并独立承担与合同相关的一切经济责任和法律责任。
4.13 国家法律、法规规定应当由国家政府有关部门批准、登记后生效的合同，应当办理相关的批准、登记手续。其变更、终止、解除须经原批准机关批准或备案的，应及时办理批准或备案手续。
4.14 确需公证的合同，应在订立合同前，向有关公证机关申请公证。
4.15 每份合同均应有具体承办人员，按照合同管理程序履行职责，对合同的订立、履行和争议解决承担全部责任。
4.15.1 合同订立后，应当积极组织有关部门认真、全面、严格履行合同规定的内容。在履行过程中，承办人员应及时掌握合同执行情况，如发现问题，应立即采取必要的防范、补救措施，并及时反馈相关部门，制定应对措施，减少损失。
4.15.2 对于合同履行过程中有关质量、数量、规格、技术标准等异议的提出或答复，必须以书面形式在法定或约定的时间期限内办理。
4.15.3 合同结算的原始单据必须提交财务部留存。确需向对方当事人交付的合同结算单据，应取得财务部的审查同意。
4.16 对涉及合同变更、解除、终止、诉讼等重要事项，承办人员应及时以书面形式向合同管理部门详细汇报有关具体情况，并做好相应的记录。
4.17 合同管理部门和合同管理人员应对合同的履行进行动态跟踪管理，对合同履行中发生的变化和确需行使代位权、撤销权、抗辩权的情况，应及时在有效期限内向本公司主管副总经理汇报，以便制定有效的应对措施。
4.18 公司在拟对重大合同进行变更、解除、终止前，经公司研究决定后，必须以书面形式报送法定代表人，最后审批决定，其他任何机构和人员均无权擅自做出决定。
4.19 合同变更、终止或解除必须经双方协商达成书面协议。协议未达成之前，合同当事人不得擅自变更、终止或解除合同。发生法定原因需要变更或解除合同时，依照有关法律、法规办理。
5 签章、登记和归档
5.1 公司合同专用章由综合办公室统一负责管理，严格按用印程序使用。
5.2 公司应加强合同专用章管理，建立健全合同专用章管理和责任追究制度，严格执行用章审批、登记程序。合同专用章应当实行专人保管，合同承办人员不得兼管合同印章。
5.3 合同专用章应妥善保管，一经丢失或者被盗，必须立即向公司主管副总经理、总经理和董事长报告，及时在本单位注册地的工商行政管理部门备案，在相关媒体上声明作废，并按规定程序另行刻制。
5.4 合同签章时，应有负责合同管理的分管副总经理、总经理和法定代表人共同签字许可后，印章管理人员方可签章。合同专用章应与法定代表人(委托代理人)名章(或签字)一同使用。凡两枚印章(或签字)不全的，财务部应拒绝办理结算手续(合同正本必须有法定代表人或委托代理人的签字)。合同文本在两页以上的，还应在合同中缝加盖专用骑缝章或合同专用章。必要时，应由双方的代理人在每页上签字。
5.5 合同正本应在封面右上角加盖“正本”印章，副本应在封面右上角加盖“副本”印章。没有封面的合同文本，应在合同第一页右上角加盖“正本”或“副本”印章。
5.6 印章管理人员应对合同名称、编号、份数、审批人、承办人、用印时间等主要内容进行认真登记，并建立台帐。
5.7 合同签章生效后，合同正本一份交档案管理人员留存归档，合同正本一份交财务部办理结算业务，合同正本一份交合同管理人员留存。
5.8 公司应建立合同台帐和统计报表制度。合同台帐、报表要准确记录合同名称、标的、数量、金额、履行期限、履行地点、履行方式、争议处理等重要内容，并妥善保管。
5.9 公司应依照国家有关法律法规及公司档案管理制度，不断加强和改进合同归档制度，对涉及合同谈判、订立、履行、变更、终止、解除及司法诉讼、资信证明等的所有资料均应附随合同一并及时整理归档。合同档案保管期限与会计档案期限相同。
5.10 合同管理部门及管理人员应妥善保管与合同有关的各种资料，包含各种文书、图表、传真复印件等，不得随意处置、销毁或遗失。未经本公司法定代表人(委托代理人)批准，合同资料不得复印或出借。
5.11 在合同订立与履行过程中所取得的各种传真件资料，应尽可能及时取得原件。确定无法获得原件的，应先行复印并签明“与原件一致”后，再以复印件进行归档。严禁以传真件直接进行存档。
5.12 公司对合同信息的管理，在条件允许的情况下，应采用微机化管理。
6 纠纷调处与诉讼
6.1 在合同履行中若发生争议，应当在查明事实、分清是非、明确责任的基础上依法先行协商解决，并达成书面调解协议。协商不能达成一致意见时，签订有仲裁协议的，应向约定的仲裁委员会提请仲裁;未签订仲裁协议的，依照合同约定向具备管辖权的人民法院起诉。
6.2 因合同纠纷引发的诉讼，按照有关规定的程序办理。
7 管理考核与责任追究
7.1 公司合同管理考核分专项考核和综合考核。专项考核由主管副总经理组织计划经营部、财务部、综合办公室组成专项考核组，每季度末对全公司合同进行检查考核;综合考核按照公司年度经济责任考核分项检查考核。上述两项考核加权平均作为被考核单位合同管理实绩，纳入年度考评范畴。
7.2 合同承办人员以及与合同业务有关的人员，必须严格贯彻执行《合同法》和其他有关法律、法规及本办法规定，认真履行岗位职责，切实做好合同管理工作。
7.3 除不可抗力原因外，凡违反《合同法》及本办法有关规定或因主观过错，给企业造成重大经济损失，视其情节，分别给予经济处罚和警告、记过、记大过、降级、撤职、留用察看、解除劳动合同等行政处分。当事人为中共党员的，建议党组织给予相应得纪律处分。
7.3.1 造成损失不满10万元的，由责任人赔偿损失部分的30%;
7.3.2 造成损失10万元以上、不满20万元的，由责任人赔偿损失部分的25%;
7.3.3 造成损失20万元以上、不满30万元的，经公司总经理办公会研究并提出处罚意见，报公司董事会、党政联席会议研究决定;
7.3.4 因玩忽职守、滥用职权、营私舞弊触犯刑律的，移交国家司法机关追究其刑事责任;
7.3.5 经济赔偿处罚数额不足本人月收入20%的，一次性扣罚;超过本人月收入20%的，逐月扣罚，每月的扣罚额不超过本人月收入的20%。
7.4 损失鉴定领导小组由总经理、主管副总经理、总会计师和财务部、其他有关部门负责人组成，负责损失鉴定的具体工作。损失界定依据合同标的和诉讼裁定、仲裁裁定、协议赔偿等与合同预期目标相差(损失为直接损失)。
7.5 通过招标产生的合同，在合同履行过程中出现问题，经核查属招投标存在过失的，由招投标机构负全责;属合同履行中存在过失的，由执行人负全责。
8 附则
8.1 公司对内、对外订立的各种合同，均适用本办法规定。
8.2 本办法所称“以上”，都含本数;“不满”不含本数。
8.3 本办法若与国家法律、行政法规相抵触或其他未尽事宜，按国家法律、行政法规执行。
8.4 本办法从下发之日起施行。
8.5 本办法由计划经营部解释执行
附件：1.合同编号规则
2.合同审查签证单
3.合同办理流程
4.合同审查一览表
