XXX煤矿档案管理办法
第一章 总则
第一条 根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为公司改革发展和项目建设保存优质、完备的原始档案资料，特制定本办法。
第二条 公司档案是公司在各项生产活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营管理、物资供应、财务管理、劳动工资、人事、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。
第三条 公司档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。
第四条 公司档案工作要坚持集中统一的管理原则。
第二章 文件材料的形成与归档
第五条 公司根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。
文件材料的运转要遵循计划、生产(施工)、技术、经营等项工作(以下简称生产活动)和文书处理的程序。
第六条 公司生产(施工)经营活动中形成的科技文件材料(含照片，录音、录像和光盘、软盘、磁带等，以下同)，由技术项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。
各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。
第七条 文件材料归档的基本要求。
1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
第八条 公司文件材料的归档范围。
公司文件材料的归档范围主要有以下几个方面：
1、基本建设方面。有工程设计、施工工艺、安装图样和技术文件，工程项目验收和生产调度工作中形成的各种文件材料等。
2、经营管理方面。有企业经营决策管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料。
3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。
4、技术管理方面。有质量管理、科技创新、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。
5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。
6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。
8、财务管理方面。有财务管理中的各种账册、报表、凭证和文件等。
9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。
10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。
11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。
12、其他具有利用和保存价值的文件资料。
第九条 归档时间
1、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，移交档案管理部门归档。
2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，移交档案管理部门归档。
第十条 公司各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
第十一条 公司各种文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序;列入生产、科技创新、基建和经营等各项活动的工作计划;列入有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
第十二条 公司基建工程竣工验收，必须有档案管理人员参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。
第十三条 公司项目工程创优、科技创新成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案管理部门不签署意见不得申报成果。
第十四条 公司新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案管理部门检查验收文件材料，并及时归档。
第十五条 公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时移交档案管理部门归档。
第十六条 公司档案管理部门定期对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
第三章 档案管理
第十七条 公司档案管理列入企业的经济责任制体系。
第十八条 档案分类
1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制档案分类编号方法。
2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。
3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。
4、常用的分类方法有：
(1)按产品型号分类;(2)按设备型号分类; (3)按科研课题分类;(4)按工程项目分类;(5)按专业性质分类;(6)按组织机构分类; (7)按时间分类。
第十九条 档案编目与编制检索工具
1、编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。
2、根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。
第二十条 档案保管
1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。
2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。
3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。
4、缩微胶片、照片、磁带等的保管：
(1)存放胶片、照片、磁带、光盘要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放;
(2)胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。
5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。
6、档案库房的一般要求：
(1)保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施;
(2)档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。
第二十一条 图纸的修改、补充
1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。
2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处 标注“修改标记”。
3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。
4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。
第二十二条 档案鉴定
1 、公司要根据国家或上级有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：
(1)对企业有长远利用价值的档案应永久保存：
(2)对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
(3)凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
2、鉴定工作要组织由公司领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。
3、鉴定工作应该定期进行，具体由公司根据实际需要确定。
4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，公司应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经公司领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。
第二十三条 档案统计
1、公司档案管理统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。
2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。
第二十四条 档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分，要列入公司现代化管理的整体计划中统筹考虑，逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。
第二十五条 档案管理经费按照财政部、国家档案局(1980)财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。
第二十六条 公司要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。
第四章 档案管理体制
第二十七条 公司档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位公司副总经理分工领导，并且列入公司领导议事日常，作为考核干部业绩的一部分。
第二十八条 要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理公司档案工作。
第二十九条 公司档案部门是公司档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理公司的档案、资料工作。
第三十条 档案管理人员
1、公司要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。
2、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。
第五章 附则
第三十一条 公司党、政、工、团档案管理按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。
第三十二条 公司会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。
第三十三条 企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。
第三十四条 本办法由公司综合办公室负责解释执行。
第四十五条 本办法从下发之日起施行。
