中煤矿山建设集团有限责任公司物资管理暂行办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为了规范中煤矿山集团有限责任公司(以下简称集团)所属单位的物资管理行为，完善物资管理制度，提高物资管理水平，降低工程成本，保证产品质量，根据国家有关规定，结合集团物资管理的现状特制定本办法。
第二条 集团经营管理部(以下简称经营部)物资采购管理中心代表集团行使物资管理职能，负责集团各类物资管理工作。集团的物资管理实行集团、子(分)公司、项目部三级管理模式，大宗物资实行集中招议标采购，小批量物资分散、就近采购。
第三条 本办法是集团及所属各单位购买小型设备、材料、工具器具、周转材料、燃料、配件、办公用品、劳保用品以及其它物资管理过程的基本规范。
第四条 集团所属各单位应当在本办法规定的基础上，按照科学有效、公开公正、比质比价、权力分解、相互监督、相互制约、廉洁自律的原则，建立健全各单位物资的采购、管理、使用、监督、检查等各项制度，明确相关部门和人员的责任，规范物资管理行为，保证企业物资采购、供应与管理顺利进行。
第二章 招标采购管理
第五条 根据物资类别、采购数量、金额、物资市场及供应商情况，集团物资采购将采取招标、议标、议价、比质比价等采购方式，也可招标确定供应商，实行分级采购管理;由集团控制采购的物资品种暂定为：
(一)工程施工及非标加工用钢材、化工材料以及其他大宗物资，一次采购金额在100万元以上(含100万元)(集团可委托物资管理条件较好的二级单位自行按程序招议标采购，报物资采购中心备案)
(二)周转材料：电缆(单相截面>16平方毫米)、钢丝绳(直径>20毫米)、钢轨、钢管、风筒、胶管、塑料管、水泥枕等;
(三)其它物资：风动工具(如风镐、凿岩机、锚杆钻机及其配件)、锚杆、锚固剂、速凝剂、氯化钙、沥青、钢绞线、安全生产用品、防爆电器、钻杆、钎子、钻头、复合片钻头等;
(四) 具备招标条件的小型设备和生产用的低值易耗品;
第六条 低于以上标准的小型设备、材料等物资由各单位自行组织采购。要加强各项目部的物资采购工作，各单位要对项目部物资采购的价格、质量、供应商、验收等进行监督检查，并明确项目部采购报批程序、采购、经办、验收组织，完善采购合同。
第七条 属于集中招议标采购的物资必须由集团物资采购管理中心依据国家《招标投标法》和集团有关规定实行公开招标或邀请招标、询价招标，投标单位不低于3家，公开评标过程由纪委监察部门参加，评标结果纪委应监察签署意见，询价招标的评标结果应有对中标结果评价说明。
由甲方指定的物资采购，项目部必须(以)书面形式报单位领导批准;价值在100万元以上的，报集团公司备案，并经集团分管领导签字批准。
采购时必须做到“货比三家”并按ISO9002质量要求，经调查、评价、选择合格的供方，特别是采购防爆产品和煤矿安全标志特殊产品，必须有明显标识和煤矿安全生产许可证;同时要发挥集团内部单位加工效能，加强非标件的加工与管理，集团内部各单位能加工的零配件和产品，在能满足价格、质量和安全前提下，优先选用。
第八条 各单位每月25日前向集团物资采购管理中心提供下月属于集团招标采购范围内的物资采购计划，标明采购物资的名称、规格、型号、技术要求、需求时间、到货地点等详细信息。集团物资采购管理中心将综合考虑各种因素，确定采用何种方式进行招标。
第九条 建立集团物资采购信息库，实现信息共享。各单位可结合实际向集团物资采购管理中心推荐供应商;由集团和有关单位通过招议标、比价等方式，定期确定供应商及价格，并将信息发布。实行物资采购情况定期报告制度，各单位于每月15日前向集团物资采购管理中心报送本单位(包括由集团招议标采购的物资)上月采购情况，物资收发存报表及资金报表、周转材料租赁情况报表(电子文档见附表)。
第十条 招标采购及合同。属于集团物资采购管理中心招标采购的物资，由集团物资采购管理中心会同使用单位组织公开招标，并协助使用单位与中标单位洽谈、签订合同;属于各单位、项目部采购的物资，各单位、项目部应按照公布的供应商和价格组织采购，按要求向供应商索取相关资料，办理相关手续。
第十一条 招标采购档案。每次招议标结束后，必须将完整的招标资料整理并存档，资料包括：使用单位的采购计划、招标邀请书、招标文件、投标书、评委记录、监督部门意见、招标结果、采购合同等。
第三章 物资验收、保管保养、发放、清查盘点管理
第十二条 物资验收、保管保养、发放、盘点清查是仓库管理工作中的重要环节，是一项技术性很强的工作，也是物资管理工作的一项重要环节;
保管保养管理见附件二：物资的保管保养制度
发放管理见附件三：物资的发放管理制度
盘点清查管理见附件四：物资的清查盘点制度
第四章 周转材料使用与管理
第十三条 周转材料管理实行报表管理和租赁管理相结合的管理办法，各二级单位要按季度向集团经营部物资采购中心上报周转材料月、季度报表，集团根据周转材料月报表统计掌握周转材料的流动及使用情况，并不定期检查、抽查周转材料的管理工作落实情况，监督、指导各单位周转材料的管理。
各二级单位明确材料材料管理职能部门，明确周转材料管理责任人，制定本单位周转材料管理制度，确立抓好周转材料的计划、调拨、保管、回收工作，提高周转材料的完好率和周转材料利用率。
第十四条 周转材料由集团物资采购管理中心负责统一招标采购，每半年要进行一次周转材料清查、登记。所有周转材料其产权归子(分)公司所有，对于无余值的但可以继续使用的周转材料，必须继续按规定使用;对于无余值且不可以继续使用的周转材料的处理，必须经子(分)公司分管领导组织鉴定后，按有关程序进行处理，处理收入按财务制度规定进入财务冲减子(分)公司工程成本。
第十五条 项目部对周转材料要专人管理，租赁的周转材料，其数量以子(分)公司材料部门的出库数为依据，办理租赁合同;双方同时建账管理，做到帐物相符，保证子(分)公司材料部门、使用项目部和财务三对口。
第十六条 各子(分)公司根据本单位施工特点确定周转材料的品种、摊销率和周转次数。
第十七条 周转材料属于专用物资，不准擅自挪作它用。因工程需要，在用的周转材料转为永久安装或一次性消耗使用，使用的项目部必须经子(分)公司批准后方可转用，并另行办理领拨料手续。
第十八条 项目部对租赁的周转材料，用完后及时拆除、清理、维修、保持完好、配套，由项目部及时退回子(分)公司材料总库。如有新项目接替或其它工程项目使用，周转材料直接运抵新工地或其它工程项目工地，运杂费用由新使用项目部承担，相关手续要及时办理。
第十九条 周转材料租赁时间的计算：按次数租赁的周转材料以工程开、竣工工期为准;按日、月租赁的以实际使用的日、月为准。用完后无故拖延不交库，超过期限的，子(分)公司材料部门按管理规定再收取租赁费用并限期交回。任何项目部无权将周转材料自行处理或随意转租、转借。
第二十条 收取周转材料租赁费用及租赁管理费标准为：子(分)公司材料科根据公司实际情况，制定周转材料租赁费用标准。
第二十一条 使用项目部退租时，要按租赁合同上规格型号和数量如数交回，子(分)公司材料管理部门根据本公司实际情况和各种周转材料损耗特点，制定周转材料损耗标准，如因周转材料管理不善造成丢失、损坏，一律按原价加倍赔偿。
第二十二条 因特殊情况周转材料无法退库，使用单位应以书面形式报告子(分)公司材料管理部门，相关领导会签批准后，方可处理，核销账务。
第五章 低值易耗品管理
第二十三条 根据用途，低值易耗品可分为：生产用品，如风动工具;办公用品，如福利用品、厨房工具、医疗器械等。
第二十四条 低值易耗品的摊销方式
一次性摊销：价值较小的可以在领用时一次性计入成本费用;
分期摊销：价值较大的，可根据耐用期限分期摊入成本费用;
五五摊销：即领用时摊销50%，工程结束或报废时摊销50%;
各子(分)公司根据各自施工特点、自身具体情况，确定各自属于低值易耗品的范围：
1、生产用低值易消耗品(各子分公司根据国家相关财经制度要求加以确定)。
2、办公用低值易耗品：办公桌、会议桌、椅子、沙发等。非批量购买时采用一次性摊销。
3、福利性低值易耗品：茶炉、锅炉、电风扇、百元以上的厨具和医疗器械等，一律采用五五摊销法。
第二十五条 采购、使用、回收管理，各子(分)公司、直属项目部根据各自施工特点，制定相关的管理办法。
第六章 交旧领新与修旧利废管理
第二十六条 坚持交旧领新制度是防止使用过程中物资丢失的有效办法，因此，各单位必须根据自己特点制定交旧领新管理办法。具体情况由子(分)公司自行制定。
第二十七条 开展修旧利废工作是提高材料利用率、降低生产成本的有效途径，因此，各单位必须根据自己特点制定修旧利废管理办法。具体情况由子(分)公司自行制定。
第七章 废旧物资的管理
第二十八条 废旧物资指经子(分)公司批准报废的各项物资，包括报废的设备、小型设备、工器具、备品备件、库存报废物资、废旧钢铁以及各项目工程和生产中所发生的工余料、残次废料、边角余料等。
第二十九条 子(分)公司根据生产及废旧物资库存情况，需要处理时，应成立废旧物资处理领导小组，负责对子(分)公司废旧物资处理工作。
第三十条 废旧物资的处理
1、子(分)公司技术质量、机电、物资部门负责废旧物资的识别、鉴定工作;
2、如有修复价值、继续使用的物资，物资管理部门负责联系废旧物资的外协修复工作;
3、项目部处理废旧物资必须以书面形式上报给子(分)公司废旧物资处理小组，废旧物资处理小组组织相关部门进行鉴定后，按有关程序处理;处理时要有多部门多人参与，实施阳光处理，财务部门负责废旧物资销售货款的收缴、入账工作;
第八章 监督与检查
第三十一条 物资管理中心不定期或定期对材料进行检查与监督，主要对子(分)公司的机构设置、材料管理制度制定与落实、招标程序是否符合要求及招标采购的物资执行情况，对违反规定的给予批评与纠正。
第九章 附 则
第三十二条 本规定由集团负责解释。集团及各单位其他办法与本规定有抵触的，以本规定为准。
第三十三条 本办法自下文之日起实行。
附件一
材料验收管理制度
第一条 材料验收是仓库管理工作中的重要一环，是一项技术性很强的工作，是对所购材料进行质和量的鉴定，验收人员必须严格履行自己的职责，把好物资验收关。
第二条 要求各单位及下属项目部建立物资验收小组，由调度、安检、技术、材料、财务、计划等部门组成，负责对水泥、砂、石、水泥添加剂以及批量购买的柴油、钢材、沥青、商品砼等大宗物资的验收;每次验收，参加验收人数不得低于两人，材料人员必须有人参与，参与验收人员实施联合会签。
第三条 水泥、砂、石、水泥外加剂、商品砼等验收，以子(分)公司材料科(物资供应公司)统一使用印制的收料单据，土产材料验收单的制作，必须核对到货记录并核销记录，付款联必须附收料单的客户联经项目经理签字后交付财务人员进行账务处理;
第四条 各单位及下属项目部仓库必须配备必要的验收工具，确保保管员具备起码的验收手段。验收单据必须认真填写清楚名称、规格、单位、单价、数量、发票号、经办人、验收票据(材料交接单)，否则财务部门不予入账报销。
第五条 材料到库后，必须认真核实名称、规格型号、数量，仔细检查质量、包装、件数、标记、发货单位、产品合格证、审核发票和料单的真实性、合法性以及料款的准确性，并详细做好验收入库登记工作;做到日清月结，保管员应及时验收，发现数量短缺、货物损坏、质量低劣或有质量缺陷和资料不全等情况暂不办理验收手续，应及时反馈给采购员或提料员，分清是采购或提料人员的责任，依据标识、记录进行追溯纠正，以便在规定期限内提出索赔、退货或拒付货款。经验收无误的物资要及时上架、堆码、建卡、登帐，对不能验收的材料应另行存放，妥善保管，不准动用。
附件二
物资的保管保养制度
第一条 物资的保管保养是物资管理工作的一项重要环节，保管保养工作的质量直接影响着物资的使用价值和工程成本，因此各级领导和直接从事该项工作的人员必须引起高度重视。
第二条 物资在保管期间，要做到科学管理，仓库条件允许下，实行“五五摆放”、“四号定位”，定量装箱、标志明显，按编号顺序摆放。要根据物资的属性和特点，合理安排和选择存放场所，并分别采取通风、防潮、防虫、防锈、防尘、上盖下垫等必要的措施。轻纺产品、劳保用品要经常翻晒，防止虫蛀和霉变;橡胶产品、化工产品要防止老化和变质;水泥要掌握出厂日期、定期倒垛;仪器仪表和金属制品要保持干燥，以防锈蚀，对于性能不一，材质不同的钢材要分别存放，单独建账，对易燃、易爆、有毒和腐蚀性物资的储存，要考虑到安全的因素和有关储存规定，做到专人保管，并配备相应的灭火器材，单独存放，妥善保管，定期检查。对火工品的装卸、运输、储存、保管、发放、清退、编号、销毁，要严格按照《中华人民共和国爆炸物品管例条例》和其它有关规定执行。规定有存储期的物资要掌握生产日期，并做好原始记录工作，本着先进先发，先散后整，先次后优的原则进行发放。物资在保管过程中要坚持勤整理、勤保养、勤清点，保持帐、卡、物、资金四相符。对于易锈蚀的物资，如轴承、钢丝绳、钻杆、紧固件以及小型钢材等，应进行涂油保养和妥善保管，发现问题及时向领导汇报，以便积极处理或利用。
第三条 有效地利用库房面积，提高仓储利用率，保持库容整洁，做到库内无灰尘，料场无垃圾，库区无杂草。物资在保管期间，无正常领拨手续，任何人不得擅自借用，严禁发生将库存新料使用后，重新退库而不摊销的现象发生。
注重对度量衡器具的使用和保养，保证计量器具的准确性。磅秤、钢尺等收发料用具必须每年定期送当地技术监督部门检测。妥善保管好收、发料单据和码单。各种原始记录、物资产品质保书、合格证及有关技术资料要分类装订成册，妥善保存。保管人员要努力学习业务，提高业务素质，了解物资的性能、用途和保管保养常识，掌握库存储备情况和规律。
附件三
物资的发放管理制度
第一条 施工班组等材料使用部门领用材料，须填写领料申请单并办理相应的审批手续，并凭借经过审批的领料申请单到仓库领料。超出存货领料限额的，应当经过特别授权。
第二条 领料单应填明材料名称、规格、型号、领料数量、图号、零件名称或材料用途，并经分管负责人签字。属计划内的材料应有材料计划，属限额供料的材料应符合限额供料制度，属于必须审批的材料应有审批人签字。
第三条 仓库工作人员对领料申请单进行审核，审核内容包括材料的用途、领用部门、数量以及相关的审批签字信息等，审核无误后，才能发料。
第四条 领用材料时，领料人必须同发料仓库工作人员办理交接手续，当面点交清楚，并在领料申请单上签字。
第五条 材料仓库按“先进先出，按规定供应”的原则发放材料。发料应坚持核对单据、监督领料、汇总剩余材料库存量的原则。
第六条 材料仓库库管员根据材料领用情况，编制材料出库单，同时需由仓库库管员登记材料明细账，各单位材料仓库严禁白条发料;坚持发放有依据，消耗有定额;
第七条 仓库库管员应妥善保管所有发料凭证，避免丢失。及时将材料领用的单据交财务部，财务部会计根据 “材料出库单”记录库存材料明细账，并在材料出库单上和明细账签字(盖章)。
附件四
物资的清查盘点制度
第一条 物资的清查盘点是物资在储存过程中的一项经常性作业，通过清查盘点可以保证物资数量的准确性，能及时发现物资的质量情况，以便采取相应的措施，及时改进工作方法，改善质量管理。
清查盘点的方法：A.平时采取永续盘点(即每当一种材料发生动态时随时盘点);B.季度定期抽查;C.年终彻底清查。清查盘点人员应由保管员、财务人员、及供应业务负责人参加。盘点的内容包括物资的数量、质量、保管方法和保管技术，计量工具及仓库安全六个方面。
第二条 在清点盘查中要认真填写物资清查表，对盈、亏、待报废、调整等情况应注明原因，以便为处理时提供准确资料。对于串规格物资的处理要求：A必须采用材料调整单进行调整;B被调整的范围必须是同名称，邻近规格型号的物资。物资的盈亏允许范围按物资入库验收数量允许误差范围执行。物资的损坏、变质、老化、淘汰、虫蛀、严重锈蚀等情况造成材料不能投入使用需要报废时，必须有技术、财物、物资供应管理部门参加鉴定，确定无使用价值时按审核权限办理报废手续。
第三条 一切物资的调整，盈亏、报损、降价、报废均要有充分正当的理由，对于数量较大的盈亏和因灾害性事故所造成的变质，损坏或短少，要专题报告，经有关领导和部门批准鉴定后方可进行账务处理。属于保管不善及人为的失职行为所造成的亏损、贬值、被盗、损坏和报废情况，要追查责任，并处以等价经济赔偿。
第四条 对于通过清查盘点查出的工程下余料(有再次使用价值的)及领出未用的新料，要在单项工程结束前或年度内办理退料手续，以减少工程成本。若发生私自处理现象，一经查实，按材料预算价值扣除该单位利润，并对相关责任人处以经济赔偿，直至行政处分。同时，也应防止使用库存材料而不办理材料消耗手续的现象发生，对于清查出的帐外旧料要按名称、规格型号建立数量帐，防止丢失浪费。
物资清查盘点结束后，要及时总结经验，吸取教训，找出存在的问题，以利于提高保管人员的业务素质和物资管理水平。
