榆家梁煤矿档案管理制度
第一章 总则
第一条 按照《档案法》的规定，为实现档案的集中、统一、规范管理，保护档案安全，进行档案的综合利用，为矿井生产建设服务，特制定本制度。
第二条 本制度适用于矿属各单位及相关业务单位。
第三条 职责与权限
（一）分管领导负责档案的全面管理工作，定期主持召开档案工作会议，总结部署档案工作。
（二） 综合办公室负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。
（三） 综合办公室负责按照规定和审批权限，提供档案的查阅和利用工作。
（四） 各部门兼职档案员具体负责做好本部门档案材料的收集、整理、移交工作，准确填写移交单。
第二章 管理制度
第四条 收集管理
（一）机关各部门办理完毕的具有保存价值的文件、材料都必须交由本部门负责收集资料的人员（兼职档案员）收集齐全，分类整理，半年向综合办档案室移交一次。
（二）基建资料、工程勘测报告、征地、地质等图纸文件材料，工程竣工后全部收集整理。
第五条 整理、保管
（一） 矿井全部档案都要进行分门别类的整理和保管。
（二） 所有案卷应按国有企业档案分类规则进行系统整理。
（三） 档案室应设有适宜档案保管要求的库房设施，档案人员根据《档案室管理制度》认真保管。具有永久和长期保存价值的档案，如有破损或字迹模糊，应及时进行修补或复制，维护档案的完整与安全。
（四） 档案管理人员调动时必须在离职前将其所保管的档案数量及状况整理清楚，并办理交接手续。
第六条 查阅利用管理
（一）档案室主要为本矿井生产服务，一般不对外利用，外单位确因工作需要查阅，必须持单位介绍信，注明利用目的，经综合办主任、分管领导批准方可查阅。查阅者应负责保证档案的完整与安全，不能转借、私自影印、复制，不得损毁，不得遗失，归还时档案人员要认真清点，仔细检查文件状况，发现异常，立即请示领导，及时妥善处理。
（二） 查阅档案者不得在阅档室吸烟、饮水，不得翻阅与自己无关的档案。凡查阅的档案不得带出档案室，确因特殊情况需要借阅者，应办理借阅手续并在三日内交回，如需延长借阅时间应办续借手续。
（三） 划有密级的档案，工作人员从严掌握（如党委、行政事务会议记录），必须经分管领导批准，仅供在档案室查阅不准带出。
（四）要爱护档案，不允许拆卷、抽取、涂改、圈点、划线或污损档案，如需复印摘抄，须经档案管理人员批准。
（五）凡查阅档案者均须填写《档案利用效果登记》。
（六）查阅档案者不准进入档案库。
第七条 统计管理
(一)为了决策、规划、指导工作和管理档案的需要，档案室必须对档案、档案工作的现状及其变化进行精确的统计。
（二） 及时提供档案收进、移出、整理、鉴定、保管和实际被利用等方面的数据。
（三） 档案统计工作要求准确、及时、科学。
（四） 档案统计的基础是档案登记，档案室应建立下列登记：
卷内目录--是对卷内单份文件的登记。
案卷目录--是登记案卷的薄册。
总登记--是档案室对档案收进、移出和实存数量的登记。
（五） 档案室的统计，按照国家档案行政管理部门制定的报表填报。
（六） 档案室以平时的登记为基础，年终统一上报档案行政管理部门和业务主管机关。
（七） 档案统计资料作为正式文件归档保存。
第八条 鉴定销毁管理
（一）任何档案未经鉴定批准不得销毁。
（二）档案鉴定分两步进行。
初步签定：与档案的立卷同步进行，任务是确定文件归档和不归档的界线，制定档案的保管期限。
期满签定：即按照保管期限表进行签定，任务是审查案卷的保存价值，确定案卷是否销毁。
（三）档案鉴定工作必须有组织地进行，档案鉴定工作必须在办公室主任主持下，由档案部门和有关部门组成鉴定小组共同进行。
（四） 档案鉴定工作必须根据档案保管期限表进行，不得有任何随意性。
（五） 鉴定工作采取直接鉴定法--凡保管期满的档案，均须直接地、逐件逐张地审查文件，按照档案的实际情况判定其价值，决定其销毁或者延长保存期限。
（六）决定销毁的档案，要编制档案销毁清册，写出销毁档案内容分析报告，经过审查批准，方可销毁。
（七） 销毁档案必须指定专人监销，销毁人和监销人要在销毁清册上签字，以示负责。
第九条 库房管理
（一） 档案库房与办公室分开，非档案人员不得进入库房。
（二） 档案室要设在安全部位，做到防火、防盗、防潮、防高温、防有害生物、防光、防尘、防有害气体。
（三）库房内不准存放易燃、易爆物和粮油食品及其它杂物。
（四） 库房内必须配置灭火器材和温湿度测量计。库房温湿度标准为：
温度控制在14-18℃，不超过20℃；
相对湿度50-60%，不超过70%；
声像档案的相对湿度为30-40%。
（五） 库内档案要经常检查，发现不安全因素要及时妥善处理，做好检查记录。
第十条 保密管理
（一） 档案库房要有严密、坚固的防盗设施，谨防档案被盗、被毁。
（二） 查阅者只能查阅他指明查阅的档案，不得翻阅无关的内容。
（三） 查阅档案须经办公室主任或分管领导批准。未经批准，档案员不准提供档案给任何人阅读。
（四） 档案员不得对任何人谈论档案文件、资料的内容。
第十一条 档案员管理
（一） 熟悉各类档案资料的接收、整理、登记、排架、保管等工作。
（二） 对各类档案资料进行定期检查，做到家底清楚、帐物卡相符、增减有记载、查阅有登记、对已过保管期限的各类档案，提请鉴定并负责销毁处理工作。
（三） 做好档案的日常管理工作，健全各类检索工作，为档案提供利用创造条件。
（四） 负责库房的安全保卫工作，做好防火、防盗、防潮、防高温、防有害生物、防光、防尘、防有害气体，进行库房温度的测定与控制，做好记录，及时修补破损档案，最大限度延长档案寿命。
（五） 参加设备仪器、基建项目验收等重要活动，负责检查文件资料的质量，确保文件资料的完整准确。
（六） 负责档案工作的课题研究，开展档案管理理论探索，从事档案的著录、标引及编研工作。
（七） 负责分工范围内文件材料的收集、整理及立卷前的文件材料积累。
（八） 参加档案鉴定、档案管理制度、规划、计划的修订工作。
