榆家梁煤矿文件管理制度

榆家梁煤矿文件管理制度
第一章 总则
第一条  为规范文件运行程序, 严格控制文件信息的有效传递,使文件的收发、传阅、销毁有所遵循。
第二条   本制度适用于与本矿有关的所有受控文件。
第三条   职责与权限
（一） 矿长（书记、主席）负责本矿（党委、工会）行文的签发、来文的签批。
（二） 副矿长、副书记负责本矿（党委）行文的审签（签发）、来文相关事项的组织落实工作。
（三）综合办负责党、政、工会文件的收发、起草、审核、打印、传阅、立卷、存档、销毁等日常管理工作。
（四） 其他部门负责本职业务范围内行文的草拟、来文承办事项的落实工作。
第二章  管理制度
第四条 基本要求
（一）党、政、工文件实行统一管理，按类登记、编号，存档。
（二） 材料要责成专人保管，不许把文件材料分放在科（队）、班组或领导个人手中长期积压。
第五条  收文管理
（一） 凡矿公启的文件（除矿领导亲启的外）均由办公室收发员登记签收后，交办公室秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕坏的拒绝签收。
（二） 对上级部门发来的文件要进行信封、文件、文号、机要编号“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
（三）秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理阅办单”，并在收文本上登记编号。须由矿领导亲启的文件，矿领导亲启后，也应交办公室办理正常手续。
（四）外出人员开会带回的文件及资料应及时送办公室进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条  文件的传阅
（一）凡办公室收文均需办公室主任根据文件内容和性质阅签后，秘书分送处领导及承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
（二）传阅必须有专人负责，统一登记掌握，有秩序地逐文、逐人进行传阅，随时挂号和销号，防止出现漏传和文件丢失现象。      
（三）为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到处领导和承办部门，如关系到领导和部门较多，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过一周（特殊情况例外）。
（四）阅批文件应抓紧时间，一般不得超过两天，阅完后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
（五）文件按规定的范围组织人员到阅览室阅读文件，如有特殊情况，不能到阅览室阅读的，只准在办公室阅读，传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借他人阅看，自行扩大阅读范围，不得自行翻印、复印和转载，向规定的范围以外人员泄漏，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（六）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件。如确因工作需要，要办理借阅手续，以防丢失泄密。
（七）文件阅完后，应及时送交办公室秘书，切忌横传。
（八）办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放分散。如需备查应按照有关保密规定，征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
第七条  发文管理
（一）凡以矿上报、下发的正式文件，统一由办公室管理，其他部门不得自行向上、向下发送正式文件。
（二）部门确需向上反映汇报重要情况和向下安排布置重要工作要求发文时，应向办公室提出申请并将底稿交办公室审核，由办公室统一编号发文。
（三）凡以矿上报、下发的文件，应将填写的发文稿纸，经办公室主任核稿后，由矿长或分管矿领导签发。
（四）对全矿影响较大，涉及经费、统一管理、规章制度等的重要文件，均由矿长批准签发。
（五）草拟文稿必须从全处角度出发，做到情况属实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
（六）办公室根据要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。
（七）对审核时修改较多、有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新签写清楚。
（八）需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。
（九）文稿审核会签后，按批准权限的规定，分别呈送分管领导，由矿长审定批准签发。
（十）经领导批准签发的文稿，由办公室秘书统一编号后，送打印室打印。
（十一）文件打印前应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿纸上签名。
（十二）办公室秘书对打印质量较差的文件，应拒绝盖印分发。
（十三）给下属科（队）的文件、简报报表材料要履行收发登记手续，防止丢失或出现任何差错，防止失密、泄密。
第八条 文件签发程序
（一）各业务科室以管理处名义下发文件时，必须由分管的业务矿长签署发文卡，经办公室审阅和修改，并符合文件规范要求。填写《榆家梁煤矿发文稿纸》，主任签批下发或上报份数、分发时间后，方准打印发放。
（二）不论文件、材料、经验介绍及其它文字材料，办公室留存三份：主任一份，存档一份，文书平时工作中翻阅查用一份。
（三）矿长办公会议、矿务会议决定的有关事项，需要用书面通知有关单位限期执行办理，主任要签发“矿长办公会议决定事项通知单”。
（四）对重要材料，必须经会议研究决定或经矿长审阅批准后，主任方可签发；一般材料由分管业务矿长签批。
第九条 文件的借阅和清退
（一）各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条；对有密级的文件须经办公室主任（或副主任）同意后方可借阅。
（二）借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
（三）办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，定期对文件进行收缴清退工作（一般为月底一小清，季末一中清，年终一大清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
（四）部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、督查工作。
（五）除机密文件（中共中央、国务院、中央军委文件）以外，需用文件的可以复印或进行摘录，原件必须交回，防止丢失、泄露；
（六）文件不准长期积压在个人手中，每年要定期对文件材料进行清理上交归档。
第十条  文件的销毁制度
（一）对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室要定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
（二）经审核同意销毁的文件，应派专车由办公室秘书和正副主任护送到上级机关指定的地点监视销毁。
（三）单位要严肃认真地使用、保管好各类文件材料，不准自行销毁。严禁把文件、材料、报表以废纸处理卖给废品收购站。所有文件、材料、报表到年底一律清理，登记上交档案室，档案室要清理、核实、造册，到期按规定集中销毁。