清洁能源基地合同管理办法
清洁能源基地合同管理办法
第一章 总则
第一条 为规范合同管理，防范风险，减少和杜绝因合同管理不善而造成的经济损失，保障项目建设的顺利进行，依照《合同法》等有关法律、法规，结合本项目建设特点，特制订本办法。
第二条 本办法所指合同是指项目建设过程中对外所签订的一切经济合同，包括施工合同、采购合同与其他经济合同。
第三条 项目建设期间合同管理采用“统一管理，二级实施”的管理办法，即：项目建设中凡对外经济合同均由指挥部统一组织、统一对外、统一盖章、统一管理；指挥部相关部门和项目部为具体实施单位。
第四条 项目建设所属各部门、各项目部均执行本办法。
第二章 合同管理机构及职责
第五条 项目建设所设商务部是项目建设中合同管理部门，按授权统一管理合同。主要职责包括：
１．建立健全合同管理制度；
２．保管基地的《法定代表人身份证明》和《法定代表人授权委托书》；
３．负责本单位的合同依法、依程序签订；
４．建立合同档案，对合同进行登录、统计；
５．监督检查合同的履行；
６．其他合同管理工作。
第六条 合同承办与管理部门
通过招标、议标、比价等方法确定供应商或施工单位后，商务部负责合同的起草、审批和签订，监督合同的执行、风险管控、追溯等，并设专人进行合同管理工作。
第七条 每一件合同都须确定一名承办人具体负责，承办人须依法律、法规及本办法进行工作。
承办人应对自协商签约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题须及时与有关部门及项目部进行协商，并以承办人为主进行解决。
第三章 合同的审查与签订
第八条 实行合同会签制度，各会签部门应有重点的仔细审阅，严格把关，并承担相应的责任。相关人员会签时审阅的重点：
1、商务部负责起草合同，审查交货地点、运输方式、交货时间等商务条款。与合同实施单位共同对当事人的资质、履约能力、合同标的物以及合同整体的合规、合法性，有效性负责；
2、法务人员对合同主体、合同标的、违约条款、合同其他条款及内容的合法性、严密性、与合同业务有关的其他法律问题负责，必要时，就重大合同可以出具法律意见书；
3、工程技术部重点审阅有关技术、质量要求与技术指标；
4、财务部对履行合同所需资金或所涉及资产的合法性及资金安排的可行性，合同中付款方式、付款期限等有关结算条款的合法性、适当性等进行审核并负责。
第九条 合同签订
1、签订合同必须遵守国家的有关法律、法规和规章，不得损害本单位利益；
2、为了预防合同风险，在合同订立前，应当仔细了解对方委托代理人的身份、权限，了解对方的签约资格及履约能力；
3、合同一律采用书面形式；
4、合同签订需按合同审批流程表办理（见附件）。由商务部负责人签发草案，经财务部、工程技术部、合同实施单位负责人和法务人员依次审核会签后，合同承办人员根据权限报相关分管领导审批。
（一）标的额在20万元以下的，由项目总经理和分管商务副总指挥审批。
（二）标的额在20万元以上、500万元以下的，由总指挥审批。
（三）标的额在500万元以上、1000万元以下的，由清洁能源基地执行董事和总指挥共同审批。
（四）标的额在1000万元以上以及涉及对外投资、合作、担保等重大合同，由清洁能源基地执行董事召集商务谈判小组确定。
以上事项管理权限在公司章程另有规定的，应同时按公司章程规定履行相关手续。
第十条 按流程审定的合同方可签字盖章。《合同审批流程表》是财务部门支付合同款项的必要依据之一。
第十一条 商务部在合同签署后的3个工作日内，必须将生效的合同、《合同审批流程表》复印件等相关材料存档备案。
第四章 合同的履行、变更和解除
第十二条 合同正式生效前，不得实际履行合同。
第十三条 合同承办人应对合同履行全过程负责，同时要做好合同履行记录和书面资料的保存。出现与合同有关的问题必须及时解决，并通报相关人员及分管领导。
第十四条 对需要办理批准、鉴证、登记、交付，设立抵押、质押等担保的合同，承办人应按法律、政策的规定和双方约定严格履行鉴证、登记等手续。
第十五条 发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，承办人应当及时将情况通报相关领导及法务人员，并应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。
异议文件须经法务人员审核。
收到对方履行异议时，承办人亦应根据情况予以应对。需要做出书面答复的，答复文件须经法务人员审核。
第十六条 合同发生重大变更时，应签订书面补充协议，补充协议视为新合同，应当按照本办法审批流程审核。经办部门不得以对方的口头（包括电话）答复作为合同变更的依据。解除合同或不再履行的合同需在合同管理信息台帐登记并保存书面协议等相关资料。
第十七条 合同管理部门要加强对销售、采购、工程等重大的合同监督管理。承办单位和部门要及时反馈合同履行情况的最新进展，及时发现合同履行过程中的问题，使合同管理做到事前防范和事中控制，增强防范风险的能力。
第五章 合同纠纷的处理
第十八条 合同发生纠纷时，承办人应及时通知相关领导及商务部、综合管理部，并且提出纠纷解决方案，不得搁置。
第十九条 合同纠纷首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时，应依本办法规定签订书面协议。
协商或调解不能达成协议时，按照法律规定及合同的相关约定处理。
第二十条 合同发生纠纷时，承办人应迅速收集相关证据。
第二十一条 合同纠纷经诉讼或非诉处理完毕，应做书面结案报告，分析原因，总结经验。
第六章 合同专用章的使用和管理
第二十二条 签订合同所加盖的印章，一律使用合同专用章，不准用其他印章代替。特殊情况需加盖企业公章的，须经总指挥审核批准。
第二十二条 合同专用章指定专人负责管理。合同专用章管理员由总指挥指定。
第二十三条 管理员应按本办法的规定和合同审批流程的规定尽注意义务，符合审批流程和领导签字规定的方可盖章。
第二十四条 管理员要准确做好印章登记台帐。
第二十五条 合同专用章不准带出本公司，特殊情形的必须经总指挥同意，并在合同台帐中记录。
第二十六条 合同管理部门要定期对印章管理员的工作进行检查。
第七章 合同档案管理
第二十七条 基地各部门、项目部应当指定专门的合同档案管理员，负责合同档案的管理及合同履行情况的督查，同时要做好合同各项信息数据台帐。
第二十八条 合同档案应当包括项目计划文件、可行性报告、合同谈判纪要、合同原件、审批流程表、法律意见书、变更解除协议、变更签证、双方授权委托书、合同相对方资信情况说明、合同履行情况的有关说明和往来函件、招标文件、付款凭证复印件、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据交换的电邮件）、合同纠纷处理的协议书、调解书、仲裁书、判决书等。
上述合同档案资料应当参照《亿利资源集团档案管理办法》的有关规定及时入卷归档。
第二十九条 合同属公司机密文件，任何人不得随意泄露。非经主管领导同意，不得带出公司。需要借阅或复制的，应按照档案借阅的相关规定办理手续。
第八章 责任与奖惩
第三十条 各部门、项目部在合同管理过程中，出现下列情形之一的，对直接责任人给予警告或500元以上1万元以下的处罚；给公司造成较大损失或恶劣影响的，由公司指定部门（人员）予以查处；给公司造成经济损失、名誉损失或其他严重后果涉嫌犯罪的，移交司法机关追究责任。
（一）未经授权或未履行授权手续签订合同的；
（二）应当签订书面合同而未按规定签署书面合同或变更、解除合同未采用书面形式的；
（三）未按本制度规定履行合同审批手续或履行程序走形式的；
（四）合同管理员未按本制度规定履行相关职责的；
（五）对合同相对方资信调查不清或授权手续把关不严，导致缔约过失，出现利用合同欺诈或因相对方履行合同能力差给公司造成损失的；
（六）在招标或比价过程中弄虚作假，或接受投标单位、比价单位礼品、其他好处与投标单位、比价单位串通损害公司利益的；
（七）印章管理员未按本制度规定履行相关职责的；
（八）因合同经办人员或审核人员履职过失引起合同纠纷并造成公司损失的；
（九）因经办部门未及时通报或处理合同纠纷，造成延误处理、超过诉讼时效等其他影响公司权利后果的；
（十）伪造合同的；
（十一）签订、履行合同中未严格把关，购置有瑕疵、缺陷等不合格产品，引发事故或造成损失的；
（十二）利用签订、履行合同职务之便谋取个人私利，损害公司利益的；
（十三）泄露合同商业秘密的；
（十四）违反本制度其他规定造成严重后果的。
第九章 附则
第三十一条 本办法由商务部负责解释，自下发之日起生效。
附：清洁能源基地合同会签单
清洁能源基地合同会签单
合同编号：
项目名称
签约方
合同内容
合同价格
合同实施单位
合 同 会 签
综合管理部（法务） 签字： 年 月 日
工程技术部 签字： 年 月 日
财务部 签字： 年 月 日
商务部 签字： 年 月 日
项目实施单位负责人 签字： 年 月 日
分管商务副总指挥 签字： 年 月 日
总指挥 签字： 年 月 日
执行董事 签字： 年 月 日
备注
