邱集煤矿物资管理暂行规定
为了满足物资管理的要求，降低采购成本，确保各项物资的供应，保障生产正常运转。进一步规范物资计划编制、采购、仓储等各环节管理工作，特制定本规定。
(一)物资计划的编制
1、各单位根据生产作业计划和分解的材料费指标，在确保本单位材料计划能够满足生产需要的前提下编制下月物资采购计划，并上报材料小组。
2、劳保用品的物资计划，统一由劳资科根据发放计划上报材料小组。
3、党政办公室、后勤科、修理用配件等各类物资采购计划编制完成后，上报物管科。
4、对于生产急需的计划外采购，根据实际情况向材料小组提出计划外采购申请，然后报分管矿领导批准后自行采购。
5、维简、安全费用的采购计划要以集团公司批准的计划编制。
(二)、物资计划编制要求
1、各单位物资需求要以编制的月度计划为主，月度计划的准确率要控制在85%以上。每月的临时计划不得超过月度计划的10%，否则，对材料计划编制单位按照“全面预算考核办法”进行处罚。
2、对于生产急需的临时物资采购计划，批准后应提前书面上报采购部门。
3、各单位编制的物资采购计划要按照统一格式，物资名称、规格型号、技术参数、使用单位、到货期限、生产厂家等必须填写清楚、准确，以确保购进物资质量可靠、有效使用，对于所报物资计划不准确、不规范、不可靠造成物资积压或影响生产，将对有关单位人员追究处罚。
4、对于设备、配件的采购计划应充分考虑生产周期以及供货运输时间，各单位编制计划应具超前性。
5、对外委配件的加工，使用部门所报的图纸必须设计完整、准确，报采购部门进行审核后，根据有关文件、流程，组织外委加工。
6、各单位要明确一名负责物资计划编制人员，并按时向采购部门上报采购计划。
(三)计划的审核与审批
1、各单位上报的月度计划必须经单位负责人审核签字后，再上报材料小组，否则不予受理。
2、材料小组要根据物资库存情况对上报的计划进行全面统计和审核，确保采购计划总成本控制在下达的指标范围内。计划要准确到位，整理后的计划不准出现丢失、多填、混淆工区的情况。
3、每月22日召开物资平衡会，由分管矿领导对月度物资采购计划进行审批，物资采购以审批后计划为准。
4、生产急需的临时物资需求计划，由分管矿领导审批签字后再报采购部门，否则不予受理。
(四)、计划的受理时间
1、各单位次月物资采购计划必须在当月的22日前报材料小组。
2、经矿领导批准后的全矿物资采购计划，材料小组必须在每月24日前报亿金公司供应站。
3、对于生产急需的临时物资采购计划，批准后应及时上报采购部门。
二、物资采购的管理
(一)经矿领导批准的次月物资采购计划，上报亿金公司供应站，由亿金公司统一进行采购。
(二)对于全矿自行采购的物资、加工制作等业务由物管科归口管理，统一组织，阳光操作。物管科、审计科、监察科、纪委负及业务部门负责物资采购的询价、议价、比质、比价等工作
(三)物资采购要遵循的原则
1、未经审批的物资一律不得自行采购;
2、仓库内的库存物资应优先使用;
3、在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定供应单位;
(四)、比质比价管理
1、物管科要根据矿物资需求情况建立比质比价台帐以及其他有关的物资采购资料。
2、物管科在采购物资时除招标和特殊的临时采购外，其余各类物资采购均要实行比质比价管理。
3、物管科接到批准后的物资采购计划后，先核对采购内容，确定采购方式，参考建立的比质比价台帐及过去采购记录或厂商提供的资料，精选三家以上的供应商进行询价、比价。
4、物管科在询价、比价过程中要对物资供应商、产品质量和市场价格进行深入的比较分析，对于各供应商的报价资料进行整理后填制《物资采购询价比价表》，然后将比质比价情况向分管领导汇报。
5、如所采购的物资只有一家供应商，物管科首先要对市场认真调研，然后根据市场调查情况组织审计、监察、纪委、财务及业务部门进行议价。
6、与我矿签订长期购销协议的供应商，物管科要定期进行与市场比质比价管理，在同质同价的情况下优先采购。
(五)、物资采购的合同和协议管理
1、对进行比质比价后的批量物资采购超过5万元的，必须同供应商签订采购合同，并严格执行合同法和我矿的合同管理制度。
2、在同供应商所签订的采购合同中，要明确数量、规格型号、价格等合同要素及其它需要明确的事项。一般情况下，按照标准合同文本签订合同。在物资采购中，必须先同供应商签订合同后，再进行供货。对于不按规定先进货，再补签合同的情况财务科将不予办理结算并给相关责任人员进行处罚。
3、物管科要对签订采购合同的供应商的产品，实行批量签订物资购销合同的方式进行采购与管理。
4、物管科要对外出修理的物资同样做好比质比价管理，并签订物资修理修配合同。
5、物管科要做好各项档案的管理工作，如询价比价表、采购合同、修理修配合同、各种物资采购的审批及下发的各种文件。
(六)物资采购的其他规定
1、物管科在采购物资时必须严格按照采购原则、采购计划、比质比价的原则进行采购。做到不错订、不漏订，及时准确的做好物资保障工作。对于超计划采购的物资由采购人员承担。
2、在物资采购时，如所采购的物资与使用单位所申报的采购规格型号、质量标准不一致时，物管科应先征求使用单位意见，在使用单位同意，并签字确认后方可采购使用单位同意的代用品，否则出现的后果由物管科直接负责。
3、物管科在规定的时间未能完成采购任务的，应及时汇报矿领导说明原因，拟定补救措施。
三、物资的仓库管理
(一)物资的验收
1、对于亿金公司采购的物资，亿金物资供应站应根据各生产单位物资需求情况及时安排发货，并按规定办理“假”入库手续。
2、对于从亿金公司和物管科购入的周转材料，到货后必须及时通知材料小组相关人员进行验收，以便材料小组对全矿周转物资的调拨管理。
3、对于自行采购的物资，物管科应根据采购合同的相关规定，要求供应商按时发货。
4、物管科验收人员要依据合同、订货单与供应商的送货单进行核对，并验收入库。
5、在物资验收环节，要有申请部门或使用部门及相关业务部门共同进行验收，看是否符合合同要求及工艺技术要求等。
6、在验收过程中如果发现货物存在质量问题，则由物管科根据合同规定提出具体解决办法，联系供应商，进行退换货处理。
7、经验收合格后，则由物管科验收人员负责入库，填写入库单，并与签字审批后的发票一起交由财务进行账务处理。
8、对于外出维修的物资，物管科要与使用部门进行共同验收，对于维修不合格的物资物管科要及时联系维修厂家，按照合同规定进行解决。
9、固定资产验收制度：
(1)固定资产购入后要及时进行验收。固定资产的验收由机电科设备管理人员、财务科固定资产管理人员、固定资产使用单位、设备采购部门共同验收。
(2)固定资产运到后，由采购人员召集设备验收人员到现场对固定资产进行验收。
(3)验收人员要对购入固定资产的名称、数量、规格型号、出厂日期、制造单位，包括附属设备和技术文件等资料进行一一核对验收。
(4)验收合格后，填写一式三联的机电设备验收单(机电科、财务科、采购人员各一联)，由验收人员共同签字确认。然后将验收合格后固定资产按物资领用程序交给使用部门。
(5)对购入的固定资产办理完相关验收手续后，机电科设备管理员要及时对固定资产进行编号，固定资产一经编号，不得改变，也不能重复编号。
(6)财务科固定资产管理人员，在固定资产验收合格后，要及时进行帐务处理，并录入固定资产管理软件，按规定计提折旧进行管理。
(二)物资的领用
1、各单位领用物资以月度计划和临时计划为依据。如遇特殊情况，需要超计划领料的，领料单位须由分管领导的签字，否则不予发料。
2、各单位领用物资必须由单位负责人签字同意，开具领料单后到材料小组进行审核登记，再到亿金公司供应站或物管科领用物资。
3、各单位填制的领料单中品名、规格型号、单位、数量、金额、审批、领料人、制单等必须用黑色中性笔填写清楚，不得用蓝色圆珠笔进行填写。
4、对于各单位领料时发现型号规格等与采购计划不符时，领料人员应及时向单位负责人汇报，各单位有权拒绝领用。同时严禁各单位对领用物资进行私自调换，否则将严格追究相关人员的责任。
5、各单位在领用亿金公司材料后，在使用过程中如发现质量问题，要及时同物管科，物管科要积极同亿金公司进行协商进行退货或索赔。
6、各单位在亿金公司供应站和物管科领用的材料要分别单独进行登记，并按每旬领用材料情况进行分别汇总登记。每月的2号、12号、22号各单位材料员要将每旬材料汇总登记情况报到财务科。每旬各单位不按规定上报财务科的每次罚款50元。
7、每月22号财务科将各单位每旬上报材料领用情况进行汇总，汇总后与亿金公司发货情况进行核对，对于核对不一致的财务科要及时通知材料员，材料员要及时查找原因。核对一致后各单位材料员要在核对表上签字认可。
8、亿金公司每月要根据财务科核对一致后材料领用情况要及时开具发票，发票开具后要及时送财务科进行审核。
(四)、物资的发放
1、亿金公司供应站、物管科发料人员首先要审核领料单：(1)领料单中品名、规格、单位、数量、审批、材料小组是否按规定进行填写等。(2)所领物资是否在计划内。(3)核对库存是否有货。审核无误后方可对领料单上的金额进行划价登记。
2、发料人员要细心审核领料单，对所发物资的品名、规格(型号)、单位、数量等双方确认无误后方可发放。
3、材料发放人员要对发放的材料按照“日清日结”的原则及时登记帐务，并将每天材料发放情况及时发布到办公系统上。
4、材料发放人员严禁白条和无任何手续发料，特殊情况经有关领导批准可先发料，但次日必须补办正规手续。
