公文处理管理标准
QG/XQ0518-2009
一、制定依据
本标准依据以下规范的相关条款：《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)、《永城煤电集团有限责任公司行政公文管理制度》(永煤办〔2007〕118号)、《永城煤电集团有限责任公司行政公文质量考核评比办法》(永煤办〔2007〕122号)。
二、适用范围
本标准规定了公文管理中收文、发文和归档管理内容、功能信息传递、评价，适用于公文管理的实施。
三、标准内容
(一) 发文管理
1.发文处理程序：科室(承办人)起草初稿——科室负责人审核——有关部门会签(需要会签的)——行政办核稿——分管矿领导会签——矿长(党委书记)签发——行政办统一编号、缮印、盖章、分发。
2.公文内容要符合具体要求：
(1)符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，符合行业、公司和我矿的实际情况。
(2)情况真实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅简短。
(3)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引用发文机关、标题，后引用发文文号，并加圆括号。
(4)公文中的数字除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它必须用阿拉伯数字外，一般用汉字标识。
(5)公文中应使用国家法定计量单位。在同一公文中，计量单位的表述要一致。
(6)用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并在圆括号中注明“以下简称××××”，字体规范。
(7)签发公文，应用钢笔、签字笔手写;草拟、修改公文可以批印。
(8)凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办单位应送相关部门负责人会签。
(9)在会签过程中，如意见不一致，主办单位应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。
(10)各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制。在送交矿长(党委书记)签发之前，由行政办文秘人员对文稿的内容、体式、文字等进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。
(11)签发的原则:
①所有上行公文、下发公文，都必须由矿长或党委书记签发。
②已签发的公文，不准随意改动，确需改动时，必须经签发人同意。
③签发时，签发人应清楚地写上自己的姓名，并注明日期。签发时应使用黑色或蓝黑色的钢笔或签字笔。
④党委、纪委、工会发文，由党委书记签发。
(12)编写登记：文稿经矿长(党委书记)签发后，应进行发文登记和编号，登记时应首先检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整。《公文签发单》应包括以下内容：日期、编号、主送单位、标题、主办单位、主办人、签发人、主题词等。
3.成文日期以会议通过或签发日期为准，位于正文最后一页的右下方。
4.除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，都要加盖发文机关印章;联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。用印要严格按照《XX煤矿印章和签名管理标准》执行。
5.加盖矿印章的各类上报、下发文字性材料，行政办必须留存。
6.几点说明
(1)不符合党和国家的路线、方针、政策，法律、法规及规章;不符合实际，所提措施或办法可操作性不强，退回拟稿科室，按要求修改。
(2)行文关系、行文规则、行文程序不符合规范要求，文种使用不正确，标题拖沓，人名、地名、数字、计量单位、附件、标点符号标注不正确，退回拟稿科室，按要求修改。
(二)收文管理
1.文秘人员签收公文时应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符;信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符;文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。
2.登记 要将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在公文处理卡上逐项填写清楚，无标题文件应登记内容摘要。
3.拟办 文秘人员将填写好的公文处理卡与相应的文件用回形针别在一起交行政办主任填写拟办意见。
4.批办 文秘人员依据拟办意见将文件呈送矿长(党委书记)阅示，矿长(党委书记)在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人。
5.传阅 文秘人员依据领导批办意见将文件依次传送到领导或各承办部门。
6.承办 各单位(阅办人)按照指示阅办文件，各单位(阅办人)在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签署姓名及日期。承办单位接文后，应当在规定时间办理并及时反馈办理结果。
7.催办 送矿领导批示、传阅或者交有关部门办理的公文，行政办要负责催办。
8.收集 文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。承办单位需要文件内容的，可复印留存，原文应交行政办存档。
(三)归档管理
1.归档管理按照《档案管理标准》执行，个人不得保存应当归档的公文。
2.各单位要明确文件管理责任人，责任要落实到人;文件使用者和保管人调离时，要做好文件的移交工作。
3.作废的文件允许销毁，销毁时，由文件起草单位作出原文件作废标识，此文件自行作废。各单位文件管理人员自行销毁。行政办文秘人员在受控文件清单上填写文件作废标识，存档备查。
四、信息传递
(一)本标准本标准输入信息
1.外部来文;
2.相关部门拟稿。
(二)本标准本标准输出信息
1.矿发红头文件;
2.公文签发单;
3.公文处理卡;
4.公文发放签名表;
5.传真、电话记录表。
