文件与资料的识别与控制制度CMS/ABZD﹙W﹚－1.8
文件与资料的识别与控制制度CMS/ABZD﹙W﹚-1.8
1 目的
为了对安全生产标准化系统有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所及人员得到并使用系统文件和资料的现行版本，特制定本制度。
2 适用范围
本制度适用于本矿山尾矿库安全生产标准化系统文件和资料的控制。
3 职责
3.2安全生产管理者代表负责安全生产标准化手册及安全管理制度的审核、评审工作，及作业指导书、安全操作规程、工作标准的批准颁布。
3.3安环部负责安全生产标准化手册及安全管理制度的组织编制、发放、修订，及作业指导书、安全操作规程的审核。
3.4各部门(单位)负责本部门(单位)作业文件(作业指导书、安全操作规程、工作标准等)的编制。
3.5各部门(单位)负责本部门(单位)所持文件的管理。
4 内容及要求
4.1文件与资料的控制范围
4.1.1文件的控制范围
⑴安全生产标准化手册;
⑵安全管理制度;
4.1.2资料的控制范围
⑵技术资料、图纸。
4.2文件与资料的编号
4.2.1文件的编号规定
⑴安全生产标准化手册：XX/ABSC，其中XX为城门山铜矿矿山代码。
⑵安全管理制度：XX/ABZD-□.□，其中XX为城门山铜矿矿山代码，第一个□为安全生产标准化体系元素编号，第二个□为该元素流水号。
⑶作业文件
①作业指导书：XX/ABZZ-□□，其中XX为城门山铜矿矿山代码，□□为流水号。
②安全操作规程：XX/ABCZ-□□，其中XX为城门山铜矿矿山代码，□□为流水号。
③工作标准：XX/ABGB-□□，其中XX为城门山铜矿矿山代码，□□为流水号。
4.2.2资料的编号规定
①法律：XX/ABFL-□□，其中XX为城门山铜矿矿山代码，□□为流水号。
②法规：XX/ABFG-□□，其中XX为城门山铜矿矿山代码，□□为流水号。
③规章：XX/ABGZ-□□，其中XX为城门山铜矿矿山代码，□□为流水号。
④标准、规范：XX /ABBG-□□，其中XX为城门山铜矿矿山代码，□□为流水号。
⑵技术资料、图纸
①技术资料：XX/ABJZ-□□，其中XX为城门山铜矿矿山代码，□□为流水号。
②图纸：XX/ABTZ-□□，其中XX为城门山铜矿矿山代码，□□为流水号。
4.3文件的版本号
4.3.1文件版本号用字母A、B、C、D……表示。A为第一版，B为第一版，文件从内容上进行了较大(或较重要)的修改，也应升版为新版本号。
4.3.2文件从内容上进行了5次小范围(或次要方面)的修改，也应升版为新版本号。
4.3.3文件每一次小更改，需在文件中注明更改状态。每版文件最多进行5次修改，0为未修改过状态，1为进行了第一次修改，如A/0、1、2、3、4、5;B/0、1、2、3、4、5。
4.4文件的编制、审核、评审、批准和发布
4.4.1安全生产标准化手册由安环部编制，安全管理者代表审核，如审核通过，提交安全生产委员会评审;如审核不通过，退回安环部重新编制。
4.4.2安全管理制度由安环部组织各相关部门(单位)编制，安环部审查、汇总，安全管理者代表审核，如审核通过，提交安全生产委员会评审;如审核不通过，退回安环部重新编制。
4.4.3作业文件(作业指导书、安全操作规程等)由各相关部门(单位)编制，安环部审查、汇总，安全管理者代表审核，如审核通过，提交安全生产委员会评审;如审核不通过，退回安环部重新编制。
4.4.5矿长组织对安全生产标准化系统文件进行评审，安全生产委员会全体成员参加，如评审通过，矿长批准发布;如评审不通过，退回安环部，重新制定。
4.4.6除安全生产标准化系统文件初次评审外，矿长每年12月组织对安全生产标准化系统文件进行评审，安全生产委员会全体成员参加。如发现其符合性、或适宜性，或有效性得不到充分满足时，应对文件进行修订。
4.5文件发放及管理
4.5.1矿山各部门(单位)、岗位使用的安全生产标准化系统文件都为受控文件，该类文件不得私自复印使用。受控文件发放范围限于和该文件相关部门(单位)和员工。
4.5.2所有文件的发放应由行政工作部文件管理员填写《文件发放登记表》进行登记，接受部门(单位)、(人)在登记表上签字确认。
4.6文件归档
4.6.1进入各部门(单位)的文件，必须归档保存。
4.6.2受控文件如有意外损坏、缺失，必须及时报行政工作部文件管理员处理。
⑴当文件破损严重影响使用时，使用人应到行政工作部文件管理员处办理审批更换手续，由文件管理员收回破旧文件并销毁，补发新文件(该文件沿用原受控号)。
⑵当文件缺失后，经文件管理员核实后，办理领用手续(新领文件给予新受控号)。
4.7文件修订
4.7.1评审结果需要对文件进行修订时，安环部填写《文件修订审批表》，报安全生产管理者代表审核，经矿长批准，并及时组织对安全生产标准化系统文件进行修订。
4.7.2修订后的文件审核、评审、批准和发布，与初次文件审核、评审、批准和发布的程序一样。
4.7.3文件修改内容较多或修订次数超过5次，应换版，原文件由行政工作部文件管理员及时从使用场所收回，用新文件替换，并在《文件发放登记表》上注明。
4.8文件废除
文件废除由行政工作部文件管理员做出处理，处理办法有：
⑴旧版正本盖“作废”印章，作为资料备查。一般保留一年后经行政工作部主任同意后销毁。
⑵旧版副本即时统一销毁。
法律法规、规章、标准、规范的管理按照《法律法规意识管理制度》(CMS/ABZD-2.⑴执行。
4.10技术资料、图纸管理
技术资料、图纸由生产技术部参照文件管理的要求进行管理。矿山其他部门因工作需要借阅技术资料、图纸，应经生产技术部主任同意，并办理登记手续;矿山外单位因工作需要借阅技术资料、图纸管理，应经分管副矿长同意，并办理登记手续，如涉及矿山的机密，还需矿长同意，并且借阅单位应与矿山签定保密协议。
4.6记录
本制度产生的记录由行政工作部文件管理员保存;保存期三年。
5 相关文件与法律法规
5.1《法律法规意识管理制度》
5.2《金属非金属矿山安全生产标准化规范 尾矿库实施指南》(AQ 2007.4-2006)
6 相关记录
6.1《城门山铜矿系统文件一览表》
6.2《城门山铜矿文件发放清单》
6.3《城门山铜矿文件评审签到表》
6.4《城门山铜矿文件评审记录表》
6.5《城门山铜矿文件修订审批表》
6.6《城门山铜矿技术资料、图纸清单》
6.7《城门山铜矿技术资料、图纸借阅登记表》
